Coordinateur / Coordinatrice pédagogique

En lien avec la directrice de l'IIMM, l'assistant.e pédagogique contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques, administratives et logistiques des formations initiales, continues et ponctuelles de l'institut. Il/Elle est le relais entre la direction, les enseignants, les élèves et leurs familles, assurant un suivi efficace et conforme aux exigences de la certification QUALIOPI.
Ses missions principales s'articulent autour de :

1 - Gestion administrative des activités pédagogiques
- Suivi des inscription :
- Gérer les dossiers des élèves (collecte, saisie, mise à jour des données).
- Assurer la communication des informations aux élèves et parents le cas échéant
- Coordonner les plannings des cours avec les enseignants
- Préparation des supports pédagogique :
- Rédiger et distribuer les documents nécessaires (programmes, feuilles de présence, évaluations, bilans, grilles de satisfaction...).
- Assurer la mise à jour des supports en conformité avec QUALIOPI.
- Organisation des examens (continue ou en présentiel) et évaluations
- Préparer les calendriers et convocations.
- Centraliser, remettre et archiver les résultats et documents relatifs.

2 - Gestion logistique des activités pédagogiques
- Gérer les demandes logistiques auprès des services en lien avec l'institut : remise de clés, matériel, photocopies.
- Assurer la logistique des enseignants en Cursus & Master class (déplacements, restauration, logement)
- Suivi de la location des instruments de l'IIMM

3 - Gestion des candidatures
- Transmettre les candidatures aux enseignants en vue d'entretiens préalables
- Planifier les concours d'entrée et les examens de fin de cycle.
- Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour les admissions
- Communiquer les résultats aux candidats
- Assurer le suivi des évaluations
- Réaliser des statistiques (nombre d'élèves, cycle d'études, lieu d'habitation .)

4 - Suivi pédagogique des élèves
- Assurer les inscriptions pédagogiques
- Centraliser les évaluations et attestations de présence auprès des enseignants, assurer les relances et procéder à l'intégration de celles-ci dans le dossier de l'élève ou du stagiaire
- Éditer et délivrer les relevés d'évaluation, les attestations de réussite, de présence
- Assurer la gestion administrative des demandes de poursuites d'étude

5 - Gestion des plannings, calendriers et emplois du temps
- Élaborer et saisir les calendriers des formations, plannings et emplois du temps en lien avec les enseignants, la directrice et le conservatoire d'accueil concerné.
- Attribuer et réserver les salles au regard des emplois du temps communiqués
- Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes pouvant se présenter
- Informer la communauté du planning et des modifications éventuelles par voie d'affichage, mailing ou par le biais d'outils collaboratifs
- Remise des clefs pour les salles de cours,

6 - Accompagnement des enseignants et de la direction
- Support logistique :
- Organiser les réunions pédagogiques et rédiger les comptes rendus
- Coordonner les demandes de matériel et espaces pour les cours et événements
- Coordonner et évaluer l'équipe enseignante
- Présider les jurys le cas échéant
- Communication interne :
- Assurer le relais des information entre la direction, les enseignants et les élèves
- Participer à l'élaboration des projets pédagogiques en assistant la directrice,

7 - Relation avec les élèves et familles
- Accueillir et informer les élèves et leurs familles sur les formations et les procédures.
- Gérer les demandes spécifiques (changement de planning, renseignements administratifs
- Assurer un suivi des absences et retours d'information aux familles.

8 - Suivi QUALIOPI
- Veiller au respect des processus qualité : archivage des documents, suivi des indicateurs.
- Participer à l'audit interne et fournir les éléments nécessaires lors des contrôles