Conseiller / Conseillère en formation continue

La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service Formation Continue en Santé.

MISSIONS SPÉCIFIQUES :
I. Accueillir et informer
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes du service de formation continue de la Faculté de Médecine
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
- Relayer auprès des services compétents toute remarque ou réclamation

II. Assurer les formalités administratives des stagiaires et étudiants
- Gérer les demandes d'admission, gérer les dossiers d'inscriptions
- Créer les dossiers des stagiaires et étudiants et en assurer le suivi
- Garantir la saisie des données sur les logiciels spécifiques : Apogée, FCA Manager

- Contrôler l'assiduité des stagiaires et étudiants
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes

III. Organiser les enseignements - examens - stages
- Gérer les sessions, réservations de salles, émargement en lien avec les coordonnateurs
- Assurer l'organisation logistique et matérielle en lien avec le service logistique
- Gérer les conventions de partenariat
- Assurer le recueil et la synthèse des évaluations à l'issue des actions de formation continue.

IV. Gérer la rémunération des intervenants avec le service RH
- Interfacer la gestion RH en lien avec le Responsable RH de la Faculté et des services centraux de l'Université Jean Monnet
- Assurer le suivi des intervenants sur la plate-forme OSE.


ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue
- Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation continue : dossiers d'inscription, gestion des plannings, réservation des ressources nécessaires.
- Participer activement au développement de la polyvalence et à l'échange de bonnes pratiques au sein du service
- Assurer la gestion des équipements pédagogiques : locaux, équipements audio-visuels, demandes spécifiques etc.
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES DE BASE :
- Maîtriser et utiliser les modalités d'accès à la formation continue
- Maîtriser les procédures administratives
- Disposer d'une bonne capacité de rédaction.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES :
- Maîtriser les techniques de présentation écrite et orale
- Connaître les enjeux d'un établissement d'enseignement supérieur et de son environnement
- Connaître la réglementation en matière de formation continue
- Maîtriser les logiciels de gestion de l'étudiant et de l'offre de formation continue
- La maîtrise des logiciels APOGÉE, OSE, MUSE, FCA Manager représente un atout
- La maîtrise de l'anglais est un plus.
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Savoir-être :
- Savoir écouter, analyser, orienter les publics de formation continue
- Savoir formaliser les demandes de formation continue
- Savoir s'organiser et gérer son temps de travail
- Avoir le sens de l'organisation
- Être réactif et rigoureux
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Faire preuve d'un bon relationnel
- Savoir réagir dans l'urgence et résoudre des problèmes
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Être disponible, réactif, polyvalent et force de proposition.
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Tendance d'évolution :
- Diversification des activités
- Complexification de l'offre de formation
- Evolution de l'ingénierie pédagogique
- Montée en puissance des outils numériques