Chef / Cheffe de projet évènementiel

Le poste de Chargé(e) de Projet Evénementiel allie créativité et organisation afin de proposer des services qualitatifs et adaptés aux besoins clients.
La partie marketing et commercial du poste sera réalisée avec l'équipe Marketing à l'agence de Resasol en présentiel de 2/3 jours et les missions opérationnelles avec les équipes du camping sur la fin de semaine dans les bureaux du Camping Le Vieux Port.
MISSIONS PRINCIPALES
- Organisation des événements à l'Arena du camping Le Vieux Port (séminaires d'entreprises, événements professionnels, .)
- Démarchage nouveaux clients
- Répondre aux appels d'offres (clients et agences réceptives)
- Définir les objectifs et établir un cahier des charges avec le client
- Elaborer un budget dédié à l'événement
- Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement
- Sélectionner et superviser les prestataires de l'événement
- Suivi des livraisons et des stocks et gestion de stock associés aux évènements
- Gérer les éventuels aléas d'organisation et de budget tout au long du projet
- Être l'interlocuteur unique du client et faire le pont avec les équipes opérationnelles
- Être l'interlocuteur principal auprès des prestataires et faire le pont avec les équipes internes et le client
- Coordonner les prestataires extérieurs avant et pendant l'événement, notamment au niveau restauration, régisseur, animateurs, technique, .
- Travailler en collaboration avec les équipes du camping et du service marketing afin que chacun contribue au mieux aux évènements réalisées
- Être présent pendant l'événement pour s'assurer du bon déroulé du planning et être force de proposition en cas de changement
- Gérer la facturation avec le client mais également avec les prestataires
- S'assurer du respect du budget et suivre la rentabilité
- Analyser les retours d'expérience afin de mesurer la satisfaction client
- Supervision de la qualité de l'évènement afin d'assurer la satisfaction client comme le respect des lieux et politiques de la direction

MISSIONS SECONDAIRES
- Création du book « activités » extérieures du camping Le Vieux Port - partie commerciale
o Négocier les contrats avec les partenaires externes (existants et prospects)
o Gérer la récolte des informations relatives aux partenaires dans le respect des délais
o Être l'interlocuteur principal des partenaires
- Création de la programmation estivale des campings Le Vieux Port 5* et Lou Pignada 5*
o Lancer des appels d'offres pour diversifier les prestations d'une année sur l'autre
o Etablir le planning et les dates des spectacles sur juillet et août
o Valider les prestations et créer le programme estival
o Veiller à respecter le budget alloué
o Gérer les contrats et les différents modes de facturation
o Être l'interlocuteur principal auprès des prestataires et faire le pont avec les équipes internes
- Benchmark : se tenir au courant des évolutions des prestations
- Création de tableaux de bord et outils de communication
o Internes : tableau Excel statistique, planning des différentes équipes, roadmap, retroplanning .
o Externes (à destination des clients) : propositions commerciales, présentation des sites, roadmap.

COMPETENCES & QUALITES REQUISES
SOFT SKILLS
- Excellent relationnel
- Rigueur et organisation
- Adaptation
- Disponibilité et réactivité
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacité à gérer les situations de crise - gestion du stress
- Sens du service client
- Esprit d'équipe
- Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle

HARD SKILLS
- Gestion de projet
- Gestion de budget
- Connaissance du marché des événements d'entreprise
- Logistique événementielle
- Négociation et techniques de ventes
- Outils informatiques : Microsoft Office, Canva, outil de gestion de projet

DIPLOME SOUHAITÉ
Formation de niveau Bac +2/3 :
- BTS événementiel, comm ou information/comm
- DUT ou Licence pro comm