informations générales
Bouches-du-Rhône
Au sein d'une équipe régionale de six collaborateurs, le (la) coordonnateur (trice) des services administratifs (assimilé assistant de direction), assurera la continuité des services administratifs (suivi facture et vente, procédure administrative, planification des charges de travail...) et optimisera le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l'UFCV.
Vos principales missions seront :
Organisation et coordination des activités
Mettre en œuvre les processus métiers
Coordonner et planifier l'activité des coordonnatrices et des assistantes d'activité
Garantir les échéances
Participer à l'amélioration des procédures internes
S'assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activités
Participer à la formation de l'équipe administrative sur ces outils
Coordination de l'équipe administrative régionale
Assurer le suivi des éléments RH de l'équipe administrative
Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs
Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d'activité et entretiens professionnels de l'équipe administrative
Missions en relation avec les usagers et partenaires :
Traitement des boîtes mail dédiées
Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription
Assurer la relation avec les usagers, les financeurs
Administration des ventes, inscriptions et adhésions / Administration des activités :
Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité
Traitement de la trésorerie associée
Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs
Coordination en lien avec les responsables d'activité
Participer au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteur
Participer au suivi de la programmation et de ses évolutions (annulation de sessions et séjours ; transferts ; etc.)
Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSP
Participer à l'élaboration des bilans
Coordination en lien avec le délégué régional
Assurer la bonne gestion des contrats de maintenance et autres (ascenseur, installations électriques, courrier.)
Participer à la bonne gestion du site (contrat de nettoyage, gestion des clés badges, planning révisions et entretien des véhicules.)
Établir les déclarations de sinistres (véhicules, locaux, autres, etc.)
Assurer l'administration générale
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos principales missions seront :
Organisation et coordination des activités
Mettre en œuvre les processus métiers
Coordonner et planifier l'activité des coordonnatrices et des assistantes d'activité
Garantir les échéances
Participer à l'amélioration des procédures internes
S'assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activités
Participer à la formation de l'équipe administrative sur ces outils
Coordination de l'équipe administrative régionale
Assurer le suivi des éléments RH de l'équipe administrative
Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs
Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d'activité et entretiens professionnels de l'équipe administrative
Missions en relation avec les usagers et partenaires :
Traitement des boîtes mail dédiées
Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription
Assurer la relation avec les usagers, les financeurs
Administration des ventes, inscriptions et adhésions / Administration des activités :
Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité
Traitement de la trésorerie associée
Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs
Coordination en lien avec les responsables d'activité
Participer au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteur
Participer au suivi de la programmation et de ses évolutions (annulation de sessions et séjours ; transferts ; etc.)
Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSP
Participer à l'élaboration des bilans
Coordination en lien avec le délégué régional
Assurer la bonne gestion des contrats de maintenance et autres (ascenseur, installations électriques, courrier.)
Participer à la bonne gestion du site (contrat de nettoyage, gestion des clés badges, planning révisions et entretien des véhicules.)
Établir les déclarations de sinistres (véhicules, locaux, autres, etc.)
Assurer l'administration générale
