Chargé / Chargée du service administratif et financier

Le Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire d'Alfort dédié aux animaux de compagnie (Chuv-Ac), ouvert en 2009, regroupe l'ensemble de l'offre de soins pour les animaux de compagnie : chiens, chats et Nouveaux Animaux de Compagnie (NAC). Cette structure moderne de 3 600 m2 est ouverte du lundi au vendredi de 7h30 à 18h. Un service d'urgences fonctionne 24h/24, le week-end compris. Avec plus de 35 000 actes par an, le Chuv-Ac est un des premiers centres de référence dans sa spécialité en Europe.

Le gestionnaire administratif du Chuv-Ac est en charge d'appuyer, en binôme avec le deuxième gestionnaire, la direction de l'hôpital dans l'exercice de ses missions d'administration (gestion des demandes des services, gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de service, gestion de la communication interne, accueil des nouveaux arrivants.).
Le gestionnaire administratif et financier est à l'interface entre le Direction de l'hôpital et, d'une part, les cliniciens et personnels techniques et administratifs, et d'autre part, les prestataires extérieurs.
Le gestionnaire administratif et financier est plus particulièrement en charge des aspects financiers dans leur gestion quotidienne (traitement des factures, services faits.) et stratégique d'aide à la décision. Il est en lien direct avec la Direction des Affaires Financières de l'EnvA.
Le gestionnaire administratif et financier peut se voir confier diverses missions d'appui à la direction de l'hôpital.

Sous l'autorité de la directrice adjointe du ChuvAC, il exerce les missions suivantes :
Missions principales :
1) Assurer la gestion administrative
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Traitement des courriers
Gestion des plannings de réservation des salles de réunion
Prise de notes, frappe, mise en forme de documents
Diffusion d'informations en interne à l'hôpital
Gestion des ordres de mission
Élaboration et suivi des demandes de travaux et d'interventions
Participation à des actions visant à améliorer la qualité du service de l'hôpital vis-à-vis des propriétaires d'animaux reçus (envoi de questionnaires de satisfaction, réalisation de synthèses pour les mettre à disposition des équipes, etc.)
Prise en charge de toute mission de gestion administrative en lien avec le périmètre d'action de la direction du Chuv-Ac

2) Assurer la gestion financière de l'hôpital
Gestion et vérification des bons de commande et des factures, réalisation des services faits
Assurer le relationnel avec les fournisseurs, demander des devis
Suivi des comptes, élaboration de bilans financiers
Élaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bords spécifiques
Participer au pilotage et au suivi des campagnes d'investissement annuelles
Suivi des contrats de maintenance du matériel
Suivi des contrats des prestataires de service
Suivi des conventions

3) Apporter un appui, et assurer la suppléance du second gestionnaire administratif
Assurer la suppléance du second gestionnaire administratif, en charge des sujets RH

Maîtrise des outils de gestion financière
Connaissance des principes de gestion budgétaire
Maîtrise des outils de bureautique
Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
Savoir mettre en œuvre des procédures de gestion administrative
Accueillir et orienter les visiteurs
Capacités d'organisation
Organiser, classer des données, des informations, des documents
Travailler en équipe et en réseau
Être organisé, rigoureux et discret
Sens du service public et polyvalence

Une partie des missions est éligible au télétravail
Travail sur écran
Cycle hebdomadaire de 38h10
50 jours de congés annuels