informations générales
Puteaux
Vous participez au début de votre mission et de façon préférentielle à la gestion courante de trois bureaux AD2, AD3 et AD4 chargés de piloter 10 établissements publics fonciers (EPF), 11 établissements publics d'aménagement (EPA) et 3 établissements publics foncier et d'aménagement (EPFA), jusqu'au recrutement de la personne titulaire du poste. A son arrivée, vous serez en appui de l'ensemble de la sous-direction, selon les besoins des bureaux.
Le bureau AD2 comprend un chef de bureau et son adjointe, sept chargés de tutelle/mission (A), un gestionnaire (B), un secrétariat et un agent de service.
Le bureau AD3 comprend un chef de bureau, deux adjoints et cinq chargés de tutelles/mission (A/A+).
Le bureau AD4 comprend une cheffe de bureau, une adjointe et six chargés de mission.
Votre rôle est d'intervenir en appui des agents des deux bureaux pour le calage de réunions, l'accueil de visiteurs, l'organisation des déplacements (utilisation de Chorus DT), l'archivage et l'impression ponctuelle de dossiers, l'appui à l'organisation des évènements. Pour l'accueil et les impressions de document vous pouvez vous appuyer sur un agent de service.
Vous assurez également l'intérim de la secrétaire de la sous-directrice et de ses adjoints et le cas échéant des autres assistantes de la sous-direction. En effet, la fonction secrétariat est organisée pour suppléer aux absences, notamment sur les périodes de congés d'été et de fin d'année.
En tant que de besoin, vous être responsables de l'organisation des réunions préparatoires aux Conseils d'administration d'une partie de ces établissements et de la tenue à jour des agendas pour les administrateurs issus de la DHUP.
Vous organisez en relation avec les secrétariats de la direction du budget, du contrôle général économique et financier et celles des préfectures concernées, la tenue, entre avril et mai, des entretiens annuels avec les directrices et les directeurs des EPA, EPF et EPFA. Vous serez également en charge de l'envoi des notifications faisant suite à ces entretiens.
« Profil Recherché »
- Appétence pour le travail en équipe : les échanges sont réguliers avec les agents des trois bureaux, les secrétariats des autres ministères et ceux des établissements sous tutelle des bureaux AD2, AD3 et AD4 ;
- Connaissance du fonctionnement de l'administration
- Ponctualité pour l'accueil de visiteurs.
- Rigueur et réactivité pour caler les calendriers et maintenir les agendas à jour (droit en écriture sur plusieurs agendas
- Maîtrise des outils de bureautique et de Mél (notamment gestion des agendas)
- Appui à l'organisation d'évènements
Les missions de secrétariat sont organisées en lien hiérarchique avec la cheffe du bureau AD2.
Lorsque le poste au secrétariat du bureau AD2 ne sera plus vacant, les missions de secrétariat seront alors organisées en lien hiérarchique avec l'adjoint à la sous-directrice de l'aménagement durable.
Au quotidien les tâches à réaliser sont discutées avec les chefs.ffes des bureaux AD2, AD3 et AD4. Le fonctionnement repose ainsi sur la coopération et le travail en équipe. L'adjoint au sous-directeur reste le référent pour garantir une bonne organisation.
Le rythme de travail est lié à la vie des établissements publics. Un pic d'activité est à anticiper entre janvier et mars afin de stabiliser le calendrier des réunions préparatoires aux Conseils d'administrations des établissements ainsi que celui des entretiens annuels avec les directrices et les directeurs généraux des EPA, EPF et EPFA.
Le poste de travail est installé dans un bureau partagé (3 personnes) avec l'assistante de la sous-directrice de l'aménagement durable et un agent de service.
Des intérims sont organisés entre les différents secrétariats de la sous-direction afin d'assurer des permanences et de veiller à l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe bureau AD2 comprend un chef de bureau et son adjointe, sept chargés de tutelle/mission (A), un gestionnaire (B), un secrétariat et un agent de service.
Le bureau AD3 comprend un chef de bureau, deux adjoints et cinq chargés de tutelles/mission (A/A+).
Le bureau AD4 comprend une cheffe de bureau, une adjointe et six chargés de mission.
Votre rôle est d'intervenir en appui des agents des deux bureaux pour le calage de réunions, l'accueil de visiteurs, l'organisation des déplacements (utilisation de Chorus DT), l'archivage et l'impression ponctuelle de dossiers, l'appui à l'organisation des évènements. Pour l'accueil et les impressions de document vous pouvez vous appuyer sur un agent de service.
Vous assurez également l'intérim de la secrétaire de la sous-directrice et de ses adjoints et le cas échéant des autres assistantes de la sous-direction. En effet, la fonction secrétariat est organisée pour suppléer aux absences, notamment sur les périodes de congés d'été et de fin d'année.
En tant que de besoin, vous être responsables de l'organisation des réunions préparatoires aux Conseils d'administration d'une partie de ces établissements et de la tenue à jour des agendas pour les administrateurs issus de la DHUP.
Vous organisez en relation avec les secrétariats de la direction du budget, du contrôle général économique et financier et celles des préfectures concernées, la tenue, entre avril et mai, des entretiens annuels avec les directrices et les directeurs des EPA, EPF et EPFA. Vous serez également en charge de l'envoi des notifications faisant suite à ces entretiens.
« Profil Recherché »
- Appétence pour le travail en équipe : les échanges sont réguliers avec les agents des trois bureaux, les secrétariats des autres ministères et ceux des établissements sous tutelle des bureaux AD2, AD3 et AD4 ;
- Connaissance du fonctionnement de l'administration
- Ponctualité pour l'accueil de visiteurs.
- Rigueur et réactivité pour caler les calendriers et maintenir les agendas à jour (droit en écriture sur plusieurs agendas
- Maîtrise des outils de bureautique et de Mél (notamment gestion des agendas)
- Appui à l'organisation d'évènements
Les missions de secrétariat sont organisées en lien hiérarchique avec la cheffe du bureau AD2.
Lorsque le poste au secrétariat du bureau AD2 ne sera plus vacant, les missions de secrétariat seront alors organisées en lien hiérarchique avec l'adjoint à la sous-directrice de l'aménagement durable.
Au quotidien les tâches à réaliser sont discutées avec les chefs.ffes des bureaux AD2, AD3 et AD4. Le fonctionnement repose ainsi sur la coopération et le travail en équipe. L'adjoint au sous-directeur reste le référent pour garantir une bonne organisation.
Le rythme de travail est lié à la vie des établissements publics. Un pic d'activité est à anticiper entre janvier et mars afin de stabiliser le calendrier des réunions préparatoires aux Conseils d'administrations des établissements ainsi que celui des entretiens annuels avec les directrices et les directeurs généraux des EPA, EPF et EPFA.
Le poste de travail est installé dans un bureau partagé (3 personnes) avec l'assistante de la sous-directrice de l'aménagement durable et un agent de service.
Des intérims sont organisés entre les différents secrétariats de la sous-direction afin d'assurer des permanences et de veiller à l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.
