Chargé / Chargée du quittancement

Epinal Habitat est l'Office Public de l'Habitat rattaché à la Communauté d'Agglomération d'Epinal. L'Office gère un patrimoine de 5300 logements, essentiellement sur l'agglomération restreinte d'Epinal et à plus de 95% sur la Ville centre.
L'agglomération d'Epinal est un territoire d'ambitions, autant en ce qui concerne la ville centre (opération ANRU, programme action cœur de ville, nature en ville et développement durable, etc.) que les espaces péri-urbains (renforcement des centralités, petites villes de demain). Epinal Habitat est fortement impliqué dans cette dynamique au service de l'intérêt général.
Notre projet d'entreprise repose sur deux piliers et se résume en ces quelques mots : une entreprise d'utilité humaine et urbaine. D'utilité humaine en assurant sa mission de service public du logement. D'utilité urbaine en développant ses savoir-faire dans les études, les constructions et réhabilitations aux côtés des collectivités.
L'équipe d'Epinal Habitat est composée de 90 personnes engagées au quotidien dans la réalisation de nos missions avec des valeurs en partage que sont la proximité, le professionnalisme, la transversalité et l'humilité.

Au sein de la Direction Administrative et Financière, le service des charges locatives est composé de 2 chargé(e)s des Charges et du Quittancement. Suite au prochain départ à la retraite d'un des deux chargé(e)s, Epinal Habitat recherche le/la remplaçant(e) sur ce poste.

Sous l'autorité du Directeur Administratif et Financier et de son Adjointe, le/la chargé(e) des charges locatives et du quittancement assure tous les actes courants de la gestion des charges, de l'entrée du locataire dans son logement jusqu'à son congé dans le respect de la règlementation. Il/elle prépare et contrôle le quittancement mensuel et la régularisation des charges.

Vos missions seront les suivantes :

L'organisation de la gestion courante des charges :
-Réaliser les imputations analytiques des charges en lien avec le service comptabilité ;
-Assurer la répartition des charges selon les clés de répartition définies ;
-Déterminer, à partir des marchés et des contrats, le montant des charges récupérables ;
-Elaborer et mettre à jour des tableaux de bords ou de suivi d'activité ;
-Assurer les imputations des facturations locataires ;
-Suivre la facturation et les problématiques liées aux fluides ;
-Participer à l'optimisation des charges ;
-Déterminer le budget des charges par ensemble locatif ;

Assurer les Relations locataires :
-Assurer l'accueil physique des locataires et répondre à leurs questions concernant les loyers et les charges ;
-Recueillir et traiter les réclamations relatives aux charges locatives ;
-Assurer un accueil téléphonique du service ;

Préparer la régularisation des charges :
-Etablir les états récapitulatifs des charges et assurer le contrôle et la cohérence ;
-Ajuster le montant des provisions ;
-Collaborer avec différents fournisseurs pour la régularisation annuelle des charges ;

Réaliser et contrôler le quittancement mensuel :
-Assurer l'ensemble des étapes du quittancement et son contrôle ;

Suivre et mettre à jour le montant des loyers :
-Contrôler la grille des loyers et sa mise à jour ;
-Réaliser les augmentations de loyers ;
-Enregistrer les réductions de loyers sur demande des autres services ;
-Etablir un budget des charges et des loyers pour les nouvelles constructions en lien avec les chargés d'opérations.

CONNAISSANCES :
Vous connaissez les règles juridiques relatives à la récupération des charges locatives et les procédures liées celles-ci ;
Vous maîtrisez l'outil informatique (Word, Excel, logiciel métier PREM) ;
Vous avez une connaissance de la comptabilité analytique.

SAVOIR-FAIRE :
Gérer les charges locatives ;
S'adapter aux différents interlocuteurs ;
Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord ou de suivi d'activité.