Chargé / Chargée de mission événementiel

Au sein d'une équipe de 5 personnes (inclus la personne en cours de recrutement), la personne recrutée est chargée d'organiser les évènements insa entreprises du programme de reconnaissance (50%), de réaliser quelques missions ponctuelles (tenir à jour la base de données entreprises, enquêtes de satisfaction auprès de nos partenaires, autres missions) (20%) et d'assister le directeur de service insa entreprises (30%). Elle est sous la direction du directeur du service et peut travailler avec les autres collègues en fonction des missions.

Activités Principales
Gérer l'événementiel (Forum Alsacetech, Build2days, soirée grands partenaires, rencontres métiers, rencontres industrie et énergie, rencontres avec les partenaires Premium, ..)
- Préparation des évènements
- Communication sur les évènements
- Invitation des entreprises et des étudiants
- Organisation des évènements
- Logistique des évènements
- Rédaction d'un article avec des photos de l'évènement
- Réaliser les enquêtes de satisfaction

Réaliser certaines missions ponctuelles comme :
- Tenir à jour le fichier des partenaires de l'école : de la conception chaque début d'année, du classement grand partenaires à la mise à jour des contacts ainsi que l'intégration des différents fichiers de contacts du service
- Réaliser un suivi de satisfaction des partenaires de l'école
- Toutes autres missions pour assister le directeur du service

Assister le directeur du service
- Gérer le planning du directeur
- Préparer la salle pour les réunions (prévoir les cafés et eau pour les réunions, voir restauration)
- Archiver les dossiers dans le répertoire commun
- Accueil téléphonique et gestion des mails
- Rédiger les ordres de missions
- Rédiger les comptes rendus de certaines réunions
- Aider à la rédaction des conventions
- Bon de commandes et réservation de salles
- Accueil des entreprises pour le service

Connaissances, savoirs :
- Connaissance et appétence pour l'enseignement supérieur, la formation et l'administration publique
- Gestion de projets
- Réaliser une présentation via power-point
- Savoir utiliser les outils d'enquête
- Excellente maitrise des outils informatiques et collaboratifs : pack Office (en particulier Excel), Teams, et capacité à apprendre de nouveaux logiciels
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Sens aigu de l'organisation
- Polyvalence
- Gestion budgétaire
- Goût pour le travail en équipe
- Savoir hiérarchiser et prioriser
- Savoir rédiger un compte-rendu