informations générales
Paris
MISSIONS ET ACTIVITES :
Principales missions :
Sous l'autorité de la cheffe de service, le chargé de gestion administrative gère les dossiers administratifs du service, ainsi que ceux relatifs à la restauration collective.
Dossiers administratifs du service :
Assurer le suivi des demandes faites au service (via la messagerie achat logistique) :
Contrôler de conformité des demandes
Transmettre aux deux encadrants en charge des typologies d'achat
Informer les directions et départements sur le suivi de leurs demandes
Assurer la gestion administrative des achats de fournitures (fournitures de bureau et de petits équipements, fournitures sanitaires, fournitures de sécurité et protection incendie) :
Traiter les demandes d'achat et vérifier les pièces contractuelles (marchés ou devis)
Initialisation des demandes d'achat dans le logiciel ad hoc
Organiser et suivre la procédure relative aux livraisons : Saisie des livraisons dans le logiciel ad hoc de l'aire de livraison, vérification et contrôle des fournitures réceptionnées, et saisie des services faits dans le logiciel ad hoc
Gérer les inventaires de petites fournitures
Restauration collective :
Commission des menus :
Rédiger les comptes rendus
Mettre à jour les menus dans l'Intranet du Musée
Suivre les analyses bactériologiques à partir des rapports d'analyses transmis par les prestataires et l'affichage des résultats
Suivre les fiches de suggestion des convives au restaurant du personnel, transmettre les éléments au prestataire ainsi que suivre l'exécution des suggestions.
Commission restaurant :
Suivre les audits sanitaires (environ 3 par an) : mise à jour du plan d'actions en liaison avec le prestataire chargé de la restauration collective et la Direction de l'architecture, de la maintenance et des jardins (DAMJ) (aspects techniques)
Tenir à jour le tableau des achats et de renouvellement en liaison avec l'adjoint logistique de la sous-directrice
Analyser les données financières : participation employeur, coût agent, ..
Conventions tiers :
Assister le chef de service pour le suivi des conventions tiers
Assurer le suivi des demandes de badges d'accès au restaurant pour les tiers
Mettre en place le tableau de bord de l'activité restaurant
Missions secondaires :
Assurer les intérims lors des congés :
Traitement des réceptions professionnelles : demandes de repas notamment
Assister l'adjointe au chef de service lors d'opérations d'ampleur exceptionnelle pour :
La gestion administrative des achats de mobilier, de matériel et des déménagements
Le suivi de la procédure relative aux livraisons : vérification et contrôle du mobilier et matériel réceptionné et saisi des services faits dans le logiciel ad hoc
PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire souhaité
Maitrise de l'orthographe, de la prise de notes, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents
Maitrise des outils bureautiques standards (Word, Excel avancé, Outlook)
Connaissance des marchés publics : exécution notamment
Connaissance des outils métiers : Panoptés, Elap, Workey
Connaissance de l'environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs.) du musée du Louvre et du ministère de la Culture et de la Communication
Connaissance de l'organisation du musée (spatiale et administrative)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Capacité à travailler en équipe et sur de multiples tâches
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenairePrincipales missions :
Sous l'autorité de la cheffe de service, le chargé de gestion administrative gère les dossiers administratifs du service, ainsi que ceux relatifs à la restauration collective.
Dossiers administratifs du service :
Assurer le suivi des demandes faites au service (via la messagerie achat logistique) :
Contrôler de conformité des demandes
Transmettre aux deux encadrants en charge des typologies d'achat
Informer les directions et départements sur le suivi de leurs demandes
Assurer la gestion administrative des achats de fournitures (fournitures de bureau et de petits équipements, fournitures sanitaires, fournitures de sécurité et protection incendie) :
Traiter les demandes d'achat et vérifier les pièces contractuelles (marchés ou devis)
Initialisation des demandes d'achat dans le logiciel ad hoc
Organiser et suivre la procédure relative aux livraisons : Saisie des livraisons dans le logiciel ad hoc de l'aire de livraison, vérification et contrôle des fournitures réceptionnées, et saisie des services faits dans le logiciel ad hoc
Gérer les inventaires de petites fournitures
Restauration collective :
Commission des menus :
Rédiger les comptes rendus
Mettre à jour les menus dans l'Intranet du Musée
Suivre les analyses bactériologiques à partir des rapports d'analyses transmis par les prestataires et l'affichage des résultats
Suivre les fiches de suggestion des convives au restaurant du personnel, transmettre les éléments au prestataire ainsi que suivre l'exécution des suggestions.
Commission restaurant :
Suivre les audits sanitaires (environ 3 par an) : mise à jour du plan d'actions en liaison avec le prestataire chargé de la restauration collective et la Direction de l'architecture, de la maintenance et des jardins (DAMJ) (aspects techniques)
Tenir à jour le tableau des achats et de renouvellement en liaison avec l'adjoint logistique de la sous-directrice
Analyser les données financières : participation employeur, coût agent, ..
Conventions tiers :
Assister le chef de service pour le suivi des conventions tiers
Assurer le suivi des demandes de badges d'accès au restaurant pour les tiers
Mettre en place le tableau de bord de l'activité restaurant
Missions secondaires :
Assurer les intérims lors des congés :
Traitement des réceptions professionnelles : demandes de repas notamment
Assister l'adjointe au chef de service lors d'opérations d'ampleur exceptionnelle pour :
La gestion administrative des achats de mobilier, de matériel et des déménagements
Le suivi de la procédure relative aux livraisons : vérification et contrôle du mobilier et matériel réceptionné et saisi des services faits dans le logiciel ad hoc
PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire souhaité
Maitrise de l'orthographe, de la prise de notes, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents
Maitrise des outils bureautiques standards (Word, Excel avancé, Outlook)
Connaissance des marchés publics : exécution notamment
Connaissance des outils métiers : Panoptés, Elap, Workey
Connaissance de l'environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs.) du musée du Louvre et du ministère de la Culture et de la Communication
Connaissance de l'organisation du musée (spatiale et administrative)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Capacité à travailler en équipe et sur de multiples tâches
