Chargé / Chargée d'organisation logistique

L'Aide aux Jeunes Diabétiques est une association crée en 1956, reconnue d'utilité publique qui allie familles de patients, patients et soignants pour accompagner les jeunes qui ont un diabète de type 1 (DT1) dans leur prise en charge médicale et psycho-sociale.
Elle propose des outils au service des familles, édite des supports d'information, organise l'éducation et la formation sur le diabète, répond aux questions sociales, juridiques et de vie quotidienne de ses adhérents.
Elle organise, entre autres, des séjours pour les jeunes DT1, de 1 à 3 semaines, sous la forme de colonies de vacances, mais dans un cadre d'établissements de santé.
Les valeurs de l'AJD sont basées sur l'humanisme, la reconnaissance des compétences du patient et de sa famille dans le traitement de la maladie au quotidien.

MISSIONS
Vous êtes rattaché au Pôle SSR (Soins de Suite et de Réadaptation). Les SSR ont comme objectif, dans le cadre de séjours organisés durant les vacances scolaires, d'apprendre aux enfants ayant un diabète de type 1 à se soigner (éducation thérapeutique) et ainsi leur permettre d'acquérir une plus grande autonomie dans la gestion de leur maladie. 1200 enfants participent aux séjours de l'AJD chaque année.

Vos principales missions seront :
1 - Gestion logistique et documentaire des séjours
- Organiser la logistique des transports des séjours : définir les modalités et le planning, faire les réservations auprès des différents prestataires, vérifier les devis, faire le lien avec le service comptabilité pour la facturation
- Organisation de l'acheminement des médicaments et du matériel sur chaque centre : réservation des prestataires, suivi de la facturation
- Gestion des DASRI : organisation de l'élimination des déchets, dont la traçabilité
- Organisation de la mise à disposition de véhicules pour les séjours : réservation, suivi de la facturation
- Assurer le recueil de tous les documents administratifs et/ou règlementaire en lien avec le fonctionnement d'un ACM (caisse, liste d'émargements.)
- Gestion des départs et des retours des séjours (préparer les documents nécessaires, assurer une présence sur les quais de gare pour accueillir les jeunes et les équipes)
- Gestion administrative post-séjour (caisse.)
2- Gestion logistique et administrative des réunions du personnel temporaire
- Réserver les locaux (salles de réunion et hôtellerie) nécessaires à l'organisation de ces réunions
- Organiser la restauration de ces réunions
- Assurer l'inscription des participants : envoi de l'invitation et du programme, suivi des inscrits, établissement des listes de présence.
- Recueillir et analyser les évaluations de ces réunions
3- Gestion du matériel d'Education thérapeutique (ETP) pour les séjours SSR
- Réaliser l'inventaire annuel du matériel d'ETP
- Alerter sur les besoins de réimpression, commandes, créations
- Gérer l'impression des documents ETP (livret, conducteurs de séances.)
- Gérer la préparation et la mise à jour des classeurs et pochettes ETP
- Préparer les malles d'ETP
4- Missions spécifiques pendant la période des séjours
- Gérer les blogs des séjours : activation, mise en ligne des premiers messages, correction et validation des messages (texte et photos)
- Assurer l'archivage des photos des blogs
- Gérer les demandes de mot de passe et du formulaire contact
5- Support de la Coordinatrice RH et Recrutement : saisie de dossiers RH, saisie et analyse des évaluations.)
6- Support de la gestionnaire administrative des séjours : saisie des chèques des familles sur le logiciel Medsphère, aide à la préparation et l'envoi des convocations

PROFIL
Vous avez une première expérience significative dans la gestion logistique et / ou administrative, idéalement dans le secteur médico-social.
Autonome dans votre travail, vous savez faire preuve d'une grande rigueur et suivre plusieurs dossiers en même temps.