informations générales
La Réunion
Au sein de la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRAFPIC), placé sous l'autorité hiérarchique du Délégué Régional Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue et sous l'autorité fonctionnelle du responsable du pôle Appui au Développement, le coordonnateur ou la coordonnatrice participe au développement, à la mise en œuvre et au suivi administratif et financier ainsi qu'à la capitalisation et à l'amélioration continue des marchés gérés par le pôle.
1. Les missions :
A. Veille et identification des opportunités d'appels d'offres
- Assurer une veille active sur les plateformes d'appels d'offres (BOAMP, Marchés Publics, etc.) pour capter les opportunités pertinentes.
- Analyser les cahiers des charges, exigences et critères pour chaque appel d'offres afin d'évaluer la faisabilité et l'alignement avec la stratégie du réseau.
- Identifier des opportunités correspondant aux capacités et aux objectifs du réseau de formation.
B. Coordination et gestion des réponses aux appels d'offres
- Appuyer le conseiller en formation professionnelle (CFP) dans la centralisation et la compilation des informations nécessaires pour répondre aux appels d'offres.
- Préparer les documents administratifs pour soumettre des offres conformes.
- Organiser et planifier les réunions de coordination avec les parties prenantes internes et externes pour garantir une réponse cohérente et collaborative.
- Gérer les délais de soumission afin de respecter les échéances des appels d'offres.
C. Suivi et gestion des marchés
- Suivre l'offre dans toutes ses étapes : avant, pendant et après la soumission.
- Veiller à la mise à jour régulière des pièces administratives et financières sur les différentes plateformes.
- Assurer le suivi des appels d'offres en portage en appui du CFP.
- Coordonner les phases de reporting avec les différents acteurs, veiller à la qualité des documents soumis et à la facturation en lien avec l'assistant de formation.
- Participer aux audits pour garantir la conformité et le respect des engagements financiers et techniques.
D. Capitalisation et qualité
- Documenter les bonnes pratiques et retours d'expérience des projets pour capitaliser les connaissances et proposer des améliorations.
- Participer aux processus d'évaluation interne et externe des marchés.
- Proposer des axes d'amélioration en matière de gestion de marchés, de qualité des services rendus et d'optimisation des procédures internes.
- Participer activement à la démarche qualité de la structure (label EDUFORM).
2. Le profil recherché
Savoirs :
- Connaissance des dispositifs de formation professionnelle et d'insertion.
- Connaissance des plateformes d'appels d'offres publics : Marchés publics, BOAMP, etc.
- Maîtrise des processus de réponses aux appels d'offres.
Savoir-faire :
- Compétences avancées en veille stratégique, avec la maîtrise des outils de surveillance des opportunités (flux RSS, alertes e-mail, etc.).
- Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (partage de fichiers, stockage sécurisé) et outils de collaboration en ligne.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
- Excellente communication écrite et orale.
- Réactivité et esprit d'initiative.
- Sens de l'analyse et capacité à gérer les priorités.
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A. Veille et identification des opportunités d'appels d'offres
- Assurer une veille active sur les plateformes d'appels d'offres (BOAMP, Marchés Publics, etc.) pour capter les opportunités pertinentes.
- Analyser les cahiers des charges, exigences et critères pour chaque appel d'offres afin d'évaluer la faisabilité et l'alignement avec la stratégie du réseau.
- Identifier des opportunités correspondant aux capacités et aux objectifs du réseau de formation.
B. Coordination et gestion des réponses aux appels d'offres
- Appuyer le conseiller en formation professionnelle (CFP) dans la centralisation et la compilation des informations nécessaires pour répondre aux appels d'offres.
- Préparer les documents administratifs pour soumettre des offres conformes.
- Organiser et planifier les réunions de coordination avec les parties prenantes internes et externes pour garantir une réponse cohérente et collaborative.
- Gérer les délais de soumission afin de respecter les échéances des appels d'offres.
C. Suivi et gestion des marchés
- Suivre l'offre dans toutes ses étapes : avant, pendant et après la soumission.
- Veiller à la mise à jour régulière des pièces administratives et financières sur les différentes plateformes.
- Assurer le suivi des appels d'offres en portage en appui du CFP.
- Coordonner les phases de reporting avec les différents acteurs, veiller à la qualité des documents soumis et à la facturation en lien avec l'assistant de formation.
- Participer aux audits pour garantir la conformité et le respect des engagements financiers et techniques.
D. Capitalisation et qualité
- Documenter les bonnes pratiques et retours d'expérience des projets pour capitaliser les connaissances et proposer des améliorations.
- Participer aux processus d'évaluation interne et externe des marchés.
- Proposer des axes d'amélioration en matière de gestion de marchés, de qualité des services rendus et d'optimisation des procédures internes.
- Participer activement à la démarche qualité de la structure (label EDUFORM).
2. Le profil recherché
Savoirs :
- Connaissance des dispositifs de formation professionnelle et d'insertion.
- Connaissance des plateformes d'appels d'offres publics : Marchés publics, BOAMP, etc.
- Maîtrise des processus de réponses aux appels d'offres.
Savoir-faire :
- Compétences avancées en veille stratégique, avec la maîtrise des outils de surveillance des opportunités (flux RSS, alertes e-mail, etc.).
- Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (partage de fichiers, stockage sécurisé) et outils de collaboration en ligne.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
- Excellente communication écrite et orale.
- Réactivité et esprit d'initiative.
- Sens de l'analyse et capacité à gérer les priorités.
