informations générales
Cette mission fondamentale est au cœur de la représentation de l'État. Le chargé d'accueil, grâce à cette mission de proximité, sera l'interlocuteur privilégié de l'usager qu'il devra renseigner et orienter.
Le chargé d'accueil est chargé de :
- Assurer l'accueil général du public sur les plages d'ouvertures du service,
- Assurer l'accueil des élus et autres partenaires lors des réunions et commissions tenues en sous-préfecture,
- Assurer le standard téléphonique,
- Assurer en fonction du planning et des nécessités de service la gestion du courrier,
- Renseigner les outils de suivi des flux,
- Participer à la mise à jour de la documentation collective (fiches de procédure),
- Veiller à la sécurité du bâtiment,
- Assurer différentes tâches matérielles (mise sous pli, scan de documents en vue de leur dématérialisation, missions support type commande de fournitures, budget mensuel, secrétariat de la secrétaire générale) en fonction des éventuels besoins des services.
L'ensemble de ces missions représentera 80 % de son temps.
Les 20 % restants seront consacrés à la conduite de la voiture de fonction afin d'assurer certains déplacements du sous-préfet et de la voiture de service (plein d'essence, récupération du courrier à la DDT,...).
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence et réactivité
Les missions s'effectuent dans le cadre de la démarche « Qual-e-pref ». Les missions sont assurées dans le respect et la connaissance des engagements fixés par ce référentiel qualité portant sur les modules « relations générales avec les usagers ».
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- Assurer l'accueil général du public sur les plages d'ouvertures du service,
- Assurer l'accueil des élus et autres partenaires lors des réunions et commissions tenues en sous-préfecture,
- Assurer le standard téléphonique,
- Assurer en fonction du planning et des nécessités de service la gestion du courrier,
- Renseigner les outils de suivi des flux,
- Participer à la mise à jour de la documentation collective (fiches de procédure),
- Veiller à la sécurité du bâtiment,
- Assurer différentes tâches matérielles (mise sous pli, scan de documents en vue de leur dématérialisation, missions support type commande de fournitures, budget mensuel, secrétariat de la secrétaire générale) en fonction des éventuels besoins des services.
L'ensemble de ces missions représentera 80 % de son temps.
Les 20 % restants seront consacrés à la conduite de la voiture de fonction afin d'assurer certains déplacements du sous-préfet et de la voiture de service (plein d'essence, récupération du courrier à la DDT,...).
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence et réactivité
Les missions s'effectuent dans le cadre de la démarche « Qual-e-pref ». Les missions sont assurées dans le respect et la connaissance des engagements fixés par ce référentiel qualité portant sur les modules « relations générales avec les usagers ».
