Chargé / Chargée d'accueil

Sous l'autorité de la responsable du service administratif, vous assurerez toutes les missions liées à l'agence postale communale, vous accueillez et informez la population sur les différentes démarches administratives à la mairie. Vous serez en appui administratif auprès du maire et du secrétariat général dans la gestion des affaires courantes liées à la collectivité.
Enfin, vous serez chargé(e) de la mise en œuvre et le suivi des évènements, des manifestations et des animations et la gestion des locations des salles communales.
Temps de travail annualisé à 29 h par semaine
Missions :
Activités principales :
Agence postale communale :
- accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation des usagers
- suivi du service postal au public (affranchissement des lettres et colis ordinaires ou recommandés, vente de produits : timbres-poste, enveloppes de prêt-à-poster, emballages à affranchir, délivrance et retrait de lettres, de colis et objets recommandés) et divers services de proximité (contrat de réexpédition du courrier, abonnement mobilité et prêt à poster de réexpédition)
- gestion du service financier et des prestations associées (retrait et versement d'espèces, transmission des demandes diverses au bureau de rattachement de la Poste, commandes des produits postaux et des fonds)
- préparation de la caisse hebdomadaire et transmission au bureau de rattachement de la Poste
- suivi de la vente des produits et services de téléphonie et de produits partenaires de la poste
- diffusion d'informations touristiques
Accueil de la mairie et administration :
- accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation des usagers
- gestion du courrier postal et électronique
- suivi des formalités administratives et de l'état civil
- administration des décès et du cimetière
- gestion des dossiers administratifs divers (inscriptions scolaires, logement social.)
- assistance au traitement des opérations électorales, présence lors des scrutins
- pilotage du recensement général de la population
- gestion des demandes d'urbanisme, transmission au service instructeur (Communauté de Communes) et suivi des décisions
Assistant administratif :
- prise de rendez-vous et tenue des agendas
- préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
- assistance au suivi des outils de communication de la collectivité
- rédaction et suivi des courriers
- participation aux divers travaux de secrétariat et de classement
Mise en œuvre et suivi des évènements, manifestations et animations :
- organisation de la logistique des évènements, manifestations et animations, mise à jour du calendrier
- pilotage des projets culturels
- coordination de l'ensemble des intervenants
- animation des réunions de travail et établissement des comptes rendus
- diffusion de l'information au public
- coordination et encadrement des bénévoles, des associations du village
- suivi et respect du budget des animations
- fonction de régisseur, déplacements à la trésorerie
Gestion des locations des salles communales
- suivi du planning de réservations, accueil et informations des locataires, état des lieux, organisation de visites de la salle en fonction des demandes
- fonction de régisseur, déplacements à la trésorerie
- inventaire et entretien du matériel mis à disposition des locataires
Assurer ponctuellement le remplacement d'agents momentanément absents pour la cantine
Horaires de travail :
agence postale : lundi, mardi, jeudi et samedi de 8 h 45 à 12 h 15, le vendredi de 10 h à 12 h
accueil de la mairie : vendredi de 14 h à 18 h + remplacements durant les congés de l'agent principal les lundi, mardi et jeudi de 14 h à 18 h (5 semaines par an)
assistance administrative : le mardi de 14 h à 18 h durant la période scolaire
gestion de l'animation : 2 h par semaine et des locations des salles communales : 2 h par semaine