Chargé / Chargée d'accueil

Type d'emploi : CDD saisonnier
Durée du contrat : 1 semaine
Poste à pourvoir : du 17 au 21 février 2025
Catégorie : C
Temps de travail : Temps non complet - 29h sur la durée du contrat
Métiers(s) : Agent d'accueil
Lieu de travail : Siège de Baud Communauté - 4 Chemin de Kermarec 56 150 BAUD
Date limite de candidature : 4 février 2025

Descriptif de l'emploi :

Baud Communauté recrute un(e) chargé(e) d'accueil pour le remplacement d'un agent en congé annuels.


Missions principales :

Accueil :
- Accueil physique et téléphonique (transmettre des communications, prendre des messages pour les différents services),
- Informer et renseigner le public et si besoin orienter auprès des différents services,
- Gestion électronique et papier du courrier : enregistrement, ventilation et distribution dans les services, affranchissement.

Secrétariat :
- Secrétariat de la direction générale : rédactions de courriers et de notes sur diverses thématiques,
- Gestion des parapheurs (relecture de courriers, transmission.),
- Gestion des plannings (salles, véhicules, prêt de matériel), réponses aux invitations des élus,
- Frappe de courrier (traitement de texte) ou de tout autre document (tableaux, diaporama.), mise à jour et suivi des fichiers de publipostages.

Autres :
- Gestion de l'espace reprographie : copieur, machine affranchir.
- En charge de la bonne tenue de l'espace d'accueil,
- Gestion de l'affichage d'informations en extérieur et sur les présentoirs,
- Enregistrement de tiers pour le service Finances et saisie de bons de commandes,
- Classement

Conditions d'exercice et aptitude :

CONNAISSANCES THEORIQUES ET SAVOIR-FAIRE :
Connaissances de l'environnement institutionnel de la collectivité et des règles de fonctionnement de l'EPCI
Maitrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, diaporama et messagerie)
Techniques de secrétariat (rédaction et de mise en page du courrier administratif)
Techniques d'expression écrite et orale
Maitrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Appliquer les règles de communication
Elaboration et mise à jour de tableaux de bord

SAVOIR ETRE :
Qualités relationnelles et d'écoute (écoute, esprit d'équipe)
Bon relationnel (public et partenaires)
Être dynamique, faire preuve de ponctualité, initiative
Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité

STATUT ET REMUNERATION :
- Selon grille statutaire de la fonction publique territoriale
- Horaires de travail :
Lundi - Jeudi : 13h45 - 17h15
Mardi - Mercredi : 08h45 - 12h / 13h45 - 17h15
Vendredi : 8h45 - 12h / 13h45 - 16h30
Tuilage sur le poste de 2h30 le jeudi matin de la semaine précédente.