informations générales
Forbach
Filière Administrative
Catégorie C : Adjoint Administratif Territorial
Au sein du service "Population" vous serez en charge de :
Accueil du public sur place ou par téléphone
- Accueillir le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Vulgariser le vocable professionnel en langage clair et compréhensible
Renseignement du public sur place ou par téléphone
- Identifier et gérer la demande en fonction du degré d'urgence
- Apporter une première réponse aux usagers
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
Diffusion d'informations
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage et/ou au sein des services
Autonomie et responsabilité
- Placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service Population
- Capacités d'initiative et d'adaptabilité dans la gestion de l'accueil
- Garant de l'image de la collectivité
Profils recherchés
Savoirs
- Maîtriser :
* Les techniques d'organisation personnelle
* La remontée synthétique d'informations à sa hiérarchie
* Les principes déontologiques des agents publics
* Les règles de base en orthographe et grammaire
* Les techniques et outils de communication
* L'organisation et activités des services
* Le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet
* Les techniques d'écoute
* L'organigramme de la collectivité
* Les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de note, etc.) et de recherche documentaire
- Connaissances :
* Des principes de communication
* Du cadre réglementaire de fonctionnement des établissements publics
* De l'organisation et des missions des services
* Du vocabulaire professionnel du service
* Des instances et processus de décision
Savoir-faire
- Sens du service public :
* Capacité à entretenir des relations positives avec l'ensemble des parties prenantes (personnel, direction, usagers, partenaires, etc.)
- Sens du travail en équipe :
* Capacité à la coopérer
* Appliquer des procédures
* Respect des contrôles réglementaires
* Adapter ses méthodes de travail aux missions de son service et aux changements
* Cibler les éléments essentiels d'un dossier/problème et communiquer sur ces points
* Adapter sa communication à ses interlocuteurs
* Communiquer de manière positive
* Respect de la déontologiques (devoir de réserve, discrétion, etc.)
* Principe de communication orale et écrite
Savoir-être
- Positivité et bienveillance
- Objectivité et prise en compte des retours d'expériences
- Adaptabilité et flexibilité
- Réactivité et priorisation des tâches
- Esprit de synthèse
- Recherche continue de la compétence et curiosité intellectuelle
- Capacité à organiser et à gérer son temps
Conditions d'exercice
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des heures d'ouverture au public
- Travail les samedis
- Grande disponibilité vis-à-vis du public
- Devoir de confidentialité
- Contacts directs avec le public
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
- Relations avec d'autres collectivités
- Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, logiciels spécifiques, standard téléphonique, panneau d'affichage, annuaire de la collectivité, etc.
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Au sein du service "Population" vous serez en charge de :
Accueil du public sur place ou par téléphone
- Accueillir le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Vulgariser le vocable professionnel en langage clair et compréhensible
Renseignement du public sur place ou par téléphone
- Identifier et gérer la demande en fonction du degré d'urgence
- Apporter une première réponse aux usagers
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
Diffusion d'informations
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage et/ou au sein des services
Autonomie et responsabilité
- Placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service Population
- Capacités d'initiative et d'adaptabilité dans la gestion de l'accueil
- Garant de l'image de la collectivité
Profils recherchés
Savoirs
- Maîtriser :
* Les techniques d'organisation personnelle
* La remontée synthétique d'informations à sa hiérarchie
* Les principes déontologiques des agents publics
* Les règles de base en orthographe et grammaire
* Les techniques et outils de communication
* L'organisation et activités des services
* Le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet
* Les techniques d'écoute
* L'organigramme de la collectivité
* Les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de note, etc.) et de recherche documentaire
- Connaissances :
* Des principes de communication
* Du cadre réglementaire de fonctionnement des établissements publics
* De l'organisation et des missions des services
* Du vocabulaire professionnel du service
* Des instances et processus de décision
Savoir-faire
- Sens du service public :
* Capacité à entretenir des relations positives avec l'ensemble des parties prenantes (personnel, direction, usagers, partenaires, etc.)
- Sens du travail en équipe :
* Capacité à la coopérer
* Appliquer des procédures
* Respect des contrôles réglementaires
* Adapter ses méthodes de travail aux missions de son service et aux changements
* Cibler les éléments essentiels d'un dossier/problème et communiquer sur ces points
* Adapter sa communication à ses interlocuteurs
* Communiquer de manière positive
* Respect de la déontologiques (devoir de réserve, discrétion, etc.)
* Principe de communication orale et écrite
Savoir-être
- Positivité et bienveillance
- Objectivité et prise en compte des retours d'expériences
- Adaptabilité et flexibilité
- Réactivité et priorisation des tâches
- Esprit de synthèse
- Recherche continue de la compétence et curiosité intellectuelle
- Capacité à organiser et à gérer son temps
Conditions d'exercice
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des heures d'ouverture au public
- Travail les samedis
- Grande disponibilité vis-à-vis du public
- Devoir de confidentialité
- Contacts directs avec le public
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
- Relations avec d'autres collectivités
- Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, logiciels spécifiques, standard téléphonique, panneau d'affichage, annuaire de la collectivité, etc.
