Chargé / Chargée d'accueil

L'agent d'accueil a un rôle crucial au sein de la Ruche. Il/elle est bien souvent le premier interlocuteur des usagers, adhérents, bénévoles, partenaires. Plus que des compétences techniques, il/elle se doit alors d'incarner et de porter les valeurs et le projet du centre. Au-delà d'un accueil professionnel, il/elle doit créer les conditions propices à l'échange. Proposer une écoute active pour repérer les attentes des habitants et en être le messager auprès de l'équipe. A défaut de pouvoir tout savoir, il faut être en mesure d'apporter une réponse adaptée et chercher l'info. Alors, rien de tel que d'être en charge de la communication pour être en phase avec la riche actualité de la Ruche d'Idées C'est pourquoi cette mission, jusqu'à présent partagée par plusieurs personnes, sera désormais centralisée sur ce poste.
Présentation des missions :
- concernant l'accueil :
Au quotidien : ouvrir et fermer le bâtiment, vérifier le rangement des salles, accueillir les « usagers » (habitants, adhérents, partenaires.), être attentif à leurs besoins et savoir y répondre (dans la limite du possible), assurer la gestion téléphonique, de la boite mail (réponse et/ou transmission) et du courrier
Périodiquement : Réceptionner et contrôler les inscriptions et les paiements aux différentes actions (en lien avec les coordinateurs salariés ou bénévoles référents),Enregistrer les adhésions (Excel) ,Préparer les remises en banque (en lien avec le comptable)
Selon les besoins : transmettre au service technique de la Ville les réparations concernant le bâtiment.
- Concernant la communication (en lien avec la directrice) : Créer les supports/visuels de communication, assurer la diffusion des actions/évènements (newsletter, réseaux, presse, affichage), planifier la diffusion

Compétences : maitrise du Pack Office et des outils de création et de diffusion de communication (ou être en capacité à rapidement apprendre), capacités rédactionnelles, savoir coordonner et mettre un cadre.
Savoir-être : diplomatie, pédagogie, tolérance, ouverture d'esprit, réactivité, gestion du stress (confronté à la diversité et la multiplicité des demandes, aux mécontents, aux plaintes.), esprit d'équipe et prise de recul.
Diplôme : pas de prérequis, la Ruche recherche surtout une personnalité qui saura représenter et valoriser notre projet.

Condition de travail : 35 h/semaine, du lundi au vendredi (9h-12h30 et 14h-17h30). Changements possibles ponctuellement, principalement sur la période de « rentrée » (septembre à octobre) pour aller à la rencontre des bénévoles référents qui pratiquent une activité le soir en dehors du site et pour être présent au forum des associations (samedi matin). Participation à quelques temps forts de l'association en soirée (assemblée générale, soirée découvertes, soirée des bénévoles.). Convention Eclat, coefficient 285 (1 986 € brut).