Chargé / Chargée d'accueil

Nous recrutons un(e) Chargé d'Accueil, Gestionnaire de Domiciliation, Assistant de Directions Régionales H/F en CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible à Nantes.

Vous êtes un point d'entrée primordial de nos activités, rattaché(e) à la Direction « Le 144 », au sein d'une équipe de 4 personnes, vous aurez comme objectifs principaux :

Accueil téléphonique & physique:
- Gérer le standard pour le groupe Cadres en Mission, avec mise à jour des statistiques d'appels pour la Direction
- Gérer les boites mails «contact» Cadres en Mission, 144 coworking et «facturation»
- Gérer le courrier entrant & sortant (Domiciliation inclus)
- Mise à jour de l'annuaire, fiches, préparer badges d'accès à chaque arrivée & départ
- Gérer les réservations de salles pour les demandes internes
- Accueil physique des visiteurs, les orienter vers le bon interlocuteur ou le lieu réservé.

Gestion de la domiciliation des différents sites du 144:
- Promouvoir le service de Domiciliation d'entreprises avec une offre adaptée à chaque besoin
- Répondre aux demandes, Accueillir les clients domiciliés
- Gérer les aspects administratifs & financiers: établir les devis, contrats, facturations, gérer les courriers /colis, suivi des règlements, relancer les impayés..
- Suivre les dossiers clients, leur mise à jour régulière pour être en conformité ; effectuer auprès du Greffe les démarches nécessaires à la conservation de notre agrément
- Réaliser un suivi de la commercialisation des offres de Domiciliation.

Assistanat des Directeurs Régionaux (DR):
- Gestion des événements (dont les Réunions d'Informations): mise en ligne via des outils internes & externes, inscription, modification, confirmation, envoi des liens de connexion, gestion des annulations éventuelles, réservation de salles de réunions
- Gestion administrative de dossiers consultants (envoi des conventions d'adhésion, cartes de visite, demandes de création d'adresse mail, signature électronique, sortie sur demande)
- Gestion des réservations d'hôtels pour les déplacements
- Occasionnellement, préparer, envoyer des documents, rédiger des attestations (sur demande des DR).

Gérer les Espaces Coworking:
- Préparer les salles selon les besoins clients, veiller à la bonne tenue des espaces, satisfaction des clients (matériels, fournitures, outils de travail, connexion Wi-Fi)
- Répondre aux différentes sollicitations des clients, Instaurer une relation de confiance et de proximité
- Gérer les aspects administratifs & financiers (devis, contrats, achats, facturation, calendrier des salles, relance d'impayés,.)
- Être garant de la satisfaction clients

Missions Complémentaires: gestion des frais généraux, suivi des fournitures

Profil recherché:
Expérience réussie 2 ans sur un poste similaire, dans la commercialisation de services.
Titulaire Bac /Bac pro /Bac+2 Assistant Gestion Administratif Ventes Secrétariat Accueil
Profil débutant avec de réelles compétences de Relation clients internes & externes, Gestion & suivi Dossiers administratifs & événements
Aisance avec outils numériques, pack office

Compétences:
- Sens de la Relation / Service Clients
- Disponibilité, avec le sourire même au téléphone
- Réactivité, Adaptabilité
- Organisé, Fiable, Ponctuel
- Esprit d'équipe

Un parcours d'intégration & formation sur mesure sera élaboré à votre arrivée pour découvrir la société, vous accompagner au mieux dans votre prise de poste afin d'acquérir de l'autonomie dans la réalisation de vos missions.

Une fois votre candidature retenue, vous serez contacté par téléphone. Si nos attentes respectives sont en phase, nous nous rencontrerons à l'occasion d'entretien(s) afin de mieux de mieux se connaître, échanger sur votre parcours, vos aspirations professionnelles au regard du poste proposé, missions et votre futur environnement de travail.