Chargé / Chargée d'accueil

La commune d'Ambérieu en Bugey, 3ème ville du département de l'Ain, à 30 mn de Lyon, 15 000 habitants, 230 agents, recrute :

1 CHARGE(E) D'ACCUEIL ET D'ETAT CIVIL A TEMPS COMPLET (35h) - Cadres d'emplois des adjoints administratifs

Au sein de la Direction des Services Ressources et sous l'autorité de la responsable du service Citoyenneté et Population, vous exercerez les missions suivantes : accueillir, orienter et renseigner le public. Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers. Rédiger certains courriers, seconder et pallier différents manques

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir, orienter et renseigner le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication
- Traduire le langage professionnel en langage clair et compréhensible pour tous
- Mettre en relation les correspondants
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgences
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention au public
- Faire respecter les consignes relatives au lieu d'accueil

Renseignement et orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation (rendez-vous pour l'état civil, salles de réunion)
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Gestion et affichage d'informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage au sein des services
- Rechercher, sélectionner et diffuser les informations
- Lire et mettre en ligne le journal
- Se tenir informé de l'actualité communale

Administration générale :
- Réceptionner les colis
- Travailler en étroite collaboration avec les services de l'état civil
- Enregistrer et distribuer les sacs jaunes
- Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme des documents
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Transférer les documents arrivant à l'accueil aux services compétents

Qualités nécessaires :
- Excellent relationnel
- Patience, sang froid
- Travail en équipe
- Capacités à réagir dans l'urgence

Formation et qualifications nécessaires :
On attendra de vous, que vous soyez organisé(e), sachiez prioriser vos tâches et soyez capable d'être polyvalent(e).
Aussi, si vous avez le sens du service public et de l'accueil du public, que vous savez faire preuve d'écoute et de discrétion, que vous disposez de bonnes connaissances des outils bureautiques et d'une expérience similaire sur un poste d'accueil alors ce poste est pour vous.
Néanmoins, une connaissance de la règlementation en matière d'état civil serait appréciée.

Conditions d'exercice :
Poste basé à l'hôtel de ville, travail en binôme, un samedi travaillé sur deux voire sur trois

Conditions/ Avantages sociaux : rémunération statutaire, régime indemnitaire, CIA, participation employeur santé ou prévoyance, collectivité adhérente au CNAS.

Poste à pourvoir à compter du 4 novembre 2024 - Contrat de six mois renouvelable

Les candidatures sont à adresser par lettre de motivation accompagnée d'un CV détaillé à Monsieur le Maire Place Robert Marcelpoil - 01500 AMBERIEU-EN-BUGEY ou par mail : emploi@ville-amberieu.fr