informations générales
Villemandeur
Exerce sous la responsabilité d'un responsable de service, de la Directrice.
S'assure de la bonne circulation des communications téléphoniques, de l'accueil et de l'accompagnement des visiteurs dans l'entité.
o Accueillir téléphoniquement et physiquement
- Reçoit, renseigne, trace et oriente le visiteur à l'accueil,
- Emet, reçoit, transfère et enregistre les appels
-Participe à la planification des interventions et aux remplacements en cas d'absence des intervenants
o Réaliser et suivre des tâches administratives
- Saisit ou rédige sur consignes des courriers, fax et mail
- Enregistre, diffuse le courrier entrant et expédie le courrier
- Met à jour les statistiques, documents administratifs, rapports d'activité
- Réalise des travaux de classement, reprographie,
- Met en œuvre la logistique nécessaire à la tenue des réunions (aménagement et rangement de la salle, préparation des collations et de tout autre matériel nécessaire à la tenue de la réunion) et gère le planning de disponibilité des salles
o Participe au service
- Se coordonne avec ses collègues et assure la continuité du service
- Tient en ordre l'espace accueil,
- Rend compte de son activité à son supérieur hiérarchique
- Participe aux réunions d'équipes ou réunions de travail.
- Est force de proposition pour faciliter le bon fonctionnement de la structure.
o Participe à la démarche qualité de la structure
COMPETENCES REQUISES :
SAVOIR
- Maîtriser des techniques de secrétariat : outils bureautiques (word, excel .) utilisation d'internet, d'intranet, gestion de messagerie, classement, archivage, base de comptabilité/gestion
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique, les bases d'une communication orale efficace
- Maîtriser la langue française (oral et écrit).
SAVOIR-FAIRE
- Comprendre et analyser les demandes formulées : collecter, reformuler, orienter
- Se conformer aux procédures et à des consignes internes,
- Connaître l'organisation interne de la structure, de ses circuits d'information, de son offre de services et de ses partenaires,
- Gérer les conflits.
- Gérer le stress
SAVOIR-ETRE
- Capacité de communication et d'écoute
- Etre avenant
- S'adapter aux différents types d'interlocuteurs et situations,
- Etre organisé, réactif, rigoureux
- Savoir gérer les priorités
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Capacité d'adaptation
CDD de remplacement de congés juillet-Août
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o Accueillir téléphoniquement et physiquement
- Reçoit, renseigne, trace et oriente le visiteur à l'accueil,
- Emet, reçoit, transfère et enregistre les appels
-Participe à la planification des interventions et aux remplacements en cas d'absence des intervenants
o Réaliser et suivre des tâches administratives
- Saisit ou rédige sur consignes des courriers, fax et mail
- Enregistre, diffuse le courrier entrant et expédie le courrier
- Met à jour les statistiques, documents administratifs, rapports d'activité
- Réalise des travaux de classement, reprographie,
- Met en œuvre la logistique nécessaire à la tenue des réunions (aménagement et rangement de la salle, préparation des collations et de tout autre matériel nécessaire à la tenue de la réunion) et gère le planning de disponibilité des salles
o Participe au service
- Se coordonne avec ses collègues et assure la continuité du service
- Tient en ordre l'espace accueil,
- Rend compte de son activité à son supérieur hiérarchique
- Participe aux réunions d'équipes ou réunions de travail.
- Est force de proposition pour faciliter le bon fonctionnement de la structure.
o Participe à la démarche qualité de la structure
COMPETENCES REQUISES :
SAVOIR
- Maîtriser des techniques de secrétariat : outils bureautiques (word, excel .) utilisation d'internet, d'intranet, gestion de messagerie, classement, archivage, base de comptabilité/gestion
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique, les bases d'une communication orale efficace
- Maîtriser la langue française (oral et écrit).
SAVOIR-FAIRE
- Comprendre et analyser les demandes formulées : collecter, reformuler, orienter
- Se conformer aux procédures et à des consignes internes,
- Connaître l'organisation interne de la structure, de ses circuits d'information, de son offre de services et de ses partenaires,
- Gérer les conflits.
- Gérer le stress
SAVOIR-ETRE
- Capacité de communication et d'écoute
- Etre avenant
- S'adapter aux différents types d'interlocuteurs et situations,
- Etre organisé, réactif, rigoureux
- Savoir gérer les priorités
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Capacité d'adaptation
CDD de remplacement de congés juillet-Août
