Chargé / Chargée d'accueil

CONDITIONS D'ACCÈS
- Formation Bac pro Métiers de l'accueil et bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (souhaité) ou plusieurs expériences réussies sur un poste similaire
- Connaissance de l'environnement territorial, le fonctionnement, les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques

CONDITIONS D'EXERCICE
- Travail au siège administratif des 3 EPCI, à SEISSAN (32260)Disponibilité et adaptabilité requise
- Participation à quelques réunions en soirée
- (pas pour le SM3V, sauf réunions très occasionnelles.)Salaire : selon la grille de la fonction publique territoriale + RIFSEEP, participation de l'employeur à la prévoyance et à la mutuelle santé + CNAS et Amicale du personnel

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS
- Poste placé sous la responsabilité hiérarchique :
o Pour les SM3V et SIAEP Auch sud (20h/hebdo), du Directeur du SM3V et du SIAEP;
o Pour la CC Val de Gers (15h/hebdo) du Directeur Général Adjoint des Services de la Communauté de Communes et du CIAS Val de Gers
- Contact direct et permanent avec le public
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services et avec les autres agents administratifs
- Relations avec d'autres collectivités et organismes
- Relations avec les élus

MISSIONS

Accueil physique et téléphonique, renseignements et orientation du public
- Accueillir le public, physiquement et téléphoniquement
- Recevoir, filtrer et orienter les usagers vers les personnes et services compétents
- Favoriser l'expression des demandes et reformuler si besoin
- Assurer une prise de messages précise et en assurer le suivi
- Adapter son intervention aux différents publics et aux différentes situations
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Réguler l'entrée et l'attente des usagers, surveiller les accès et faire respecter les règles liées à un lieu public

Gestion, diffusion et affichage d'informations
- Afficher des informations ou des documents au sein des services ou sur les panneaux dédiés
- Diffuser des informations auprès de listes de diffusion
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ou du service
- Saisir des documents d'information ou de communication

Secrétariat, gestion du courrier et reprographie
- Gérer la réception et la distribution du courrier et des mails
- Gérer le départ des courriers (publipostage, mise sous pli, enregistrements, copies, envoi dans les délais.)
- Saisir des documents administratifs et des courriers
- Assurer la reprographie de documents

Appui dans l'organisation
- Gérer l'organisation matérielle de réunions et réceptions (convocations, réservations des salles et matériels, élaboration et suivi des listes de présences, rappels, boissons, contact fournisseurs...),
- Gérer des stocks de fournitures de bureau, des outils de reprographie (stocks fongibles, appel maintenance.)
- Gérer des plannings de réservation de salles ou matériels
- Prendre connaissance du planning des responsables et personnels, et des réunions organisées
- Renseigner des tableaux de suivi des activités

Gestion administrative et comptable Assurer l'organisation, la tenue et la mise à jour de dossiers administratifs (physiques et informatiques)
- Traiter et suivre des dossiers administratifs, instruire des dossiers spécifiques
- Gérer et actualiser des bases d'informations, veiller à la qualité des informations et à leur mise à jour
- Vérifier la validité des informations traitées, assurer un contrôle des pièces et documents traités,
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Réaliser des opérations comptables simples (facturation, enregistrement dépenses et recettes.)
- Préparer des dossiers pour les instances, les administrations, les partenaires
- Rechercher et traiter des informations relatives à l'activité du service, de la collectivité, , etc.