Chargé / Chargée d'accueil

La ville de GORRON située dans le département de la Mayenne (53), avec plus de 2500 habitants, est caractérisée par son dynamisme labellisée par le titre de la ville la plus sportive du département. Fort de la densité de son tissu économique et associatif, elle est porteuse de plusieurs projets ambitieux pour son développement (revitalisation de son centre bourg, accueil d'entreprises performantes, réhabilitation des écoles, construction d'un lotissement, .) . C'est donc dans sa volonté de renforcer ses équipes et son fonctionnement interne que la ville recherche un(e) agent(e) chargé(e) d'accueil (H/F).

Sous la responsabilité de la Responsable des Affaires Générales, le/la chargé(e) d'accueil devra assurer l'accueil et l'orientation du public, répondre aux demandes d'informations des usagers, et soutenir les missions administratives de la collectivité.

Activités principales :
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Accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueillir les usagers , les renseigner et les orienter vers les services compétents.
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques et les demandes de renseignements.
- Identifier et gérer les demandes urgentes, en assurant un relais vers les interlocuteurs appropriés.

Gestion des demandes et délivrance de documents administratifs:
- Délivrer des documents administratifs (attestations, formulaires).
- Assurer la gestion des dossiers d'état civil simple (déclaration de naissance, reconnaissance, etc.).
- Assister l'agent en charge de l'état civil dans ses missions.

Organisation des espaces d'accueil et diffusion d'informations :
- Maintenir l'espace d'accueil propre et ordonné pour valoriser l'image de la collectivité.
- Afficher les informations utiles (horaires, avis, etc.) et gérer la documentation mise à disposition du public.

Gestion du courrier et tâches administratives :
- Réceptionner, trier, et distribuer le courrier entrant ; assurer l'envoi du courrier sortant.
- Tenir le registre des courriers et gérer les communications électroniques.
- Archiver et classer les documents en lien avec les missions de l'accueil.

Gestion des réservations de salles et du planning :
- Gérer les demandes de réservation des salles municipales et en tenir le planning.
- Distribuer les clés aux utilisateurs autorisés et s'assurer de leur restitution.

Participation à la sécurité des locaux :
- Appliquer les consignes de sécurité liées à l'accueil du public.
- Être vigilant(e) quant aux accès, en assurant le contrôle visuel de l'accueil.


Conditions d'exercice des missions :
- Poste à pourvoir dès que possible par voie de mutation, détachement ou à défaut par voie contractuel
- Horaires réguliers en fonction des heures d'ouverture de la mairie, avec une exigence de ponctualité pour garantir la présence en accueil.
- Flexibilité requise lors de pics d'activité, notamment en période électorale ou lors d'événements organisés par la collectivité.
- Travail en contact direct et quotidien avec le public,
- Obligation de respect de la confidentialité des informations traitées et du secret professionnel
- Capacité à gérer les situations potentiellement conflictuelles avec diplomatie et sang-froid, en cas de mécontentement ou de demandes urgentes.
- Tenue correcte et présentation soignée exigées, en accord avec les standards de l'accueil du public.
- Attente d'une réactivité rapide pour répondre aux demandes et de la disponibilité pour assurer une présence en continu à l'accueil.
- Travail sur poste informatique avec accès aux logiciels métiers et aux outils bureautiques nécessaires