informations générales
Revel
* Fonctions d'accueil et tâches administratives (50%) :
- Accueil physique et téléphonique de qualité du public valorisant l'image de la collectivité
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Gestion du courrier : réception, tenue des registres « départ » et « arrivée », distribution et expédition
- Gestion de la boîte mail de l'accueil
- Effectuer les revues de presse et veille d'information sur les réseaux sociaux
- Suivre et mettre à jour les données administratives de la collectivité (exemple : données DGF et INSEE, mise à jour des annuaires .)
- Suivi des délibérations et divers actes administratifs auprès des communes (relance des mairies, reporting à la Directrice Générale des Services)
- Assurer le classement et l'archivage administratif et technique à la charge de l'agent
- CISPD : organisation des commissions et compte rendu
- Aire d'accueil des gens du voyage : centraliser le dossier et son suivi.
- Organiser des réunions, cérémonies et autres évènements : réservation de salle, de repas, mise en place des salles pour les réunions et accueil des participants
- Assurer les stocks, gérer les commandes et la réception de fournitures, matériels et alimentation.
* Renfort administratif des services de la communauté de communes (50%) :
Service urbanisme (3 demi-journées par semaine) :
- Enregistrement des dossiers de demandes d'autorisations d'urbanisme, gestion des DIA et contrôler les pièces fournies
- Assistance administrative auprès des personnes du service en charge des dossiers techniques
- Accueille, renseigne et oriente les pétitionnaires d'autorisation d'urbanisme sur place ou par téléphone/mail : analyse la demande, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée (et/ou donne les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité) et fait le relais auprès des différents membres du service.
- Suivi administratif des dossiers tout au long de l'instruction
- Gestion de la messagerie mail du service
- Suivi de l'archivage du service
Service marchés publics (1 demi-journée par semaine) :
- Rédiger des documents ou courriers administratifs liés aux procédures de marchés
- Transmettre et classer les documents et informations
- Participer à la rédaction et saisie informatique des dossiers de consultation des entreprises
- Réaliser le suivi des consultations jusqu'à la notification des marchés, en lien avec le service
- Organisation des visites ou réunions
- Gestion de la boîte mail « marchés publics »
- Veille réglementaire sur les marchés publics
- Rédaction de certains comptes-rendus
Autres services :
- Transmettre les différents actes au contrôle de légalité en l'absence de la secrétaire de direction
- Mise à jour du site internet et autres tâches de communication (réseaux sociaux) en l'absence de l'assistant informatique
- Suivi des Autorisations d'Occupation Temporaires en lien avec le service concerné : assistance pour rédaction, signature et archivage
Profil recherché : BAC+ 2 gestion administrative ou équivalent - expérience exigée de 2 ans sur un poste administratif
Type de recrutement : Titulaire Fonction publique Territoriale ou contractuel(le) Grades/Cadres d'emploi : C
Rémunération : rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + participation prévoyance
Horaires de travail : 35h semaine, cycle de travail sur 5 jours ou 4,5 jours, ARTT
CDD 12 mois renouvelable en vue intégration fonction publique territoriale.
35H hebdo du lundi au vendredi
Poste à pourvoir dès que possible
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- Accueil physique et téléphonique de qualité du public valorisant l'image de la collectivité
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Gestion du courrier : réception, tenue des registres « départ » et « arrivée », distribution et expédition
- Gestion de la boîte mail de l'accueil
- Effectuer les revues de presse et veille d'information sur les réseaux sociaux
- Suivre et mettre à jour les données administratives de la collectivité (exemple : données DGF et INSEE, mise à jour des annuaires .)
- Suivi des délibérations et divers actes administratifs auprès des communes (relance des mairies, reporting à la Directrice Générale des Services)
- Assurer le classement et l'archivage administratif et technique à la charge de l'agent
- CISPD : organisation des commissions et compte rendu
- Aire d'accueil des gens du voyage : centraliser le dossier et son suivi.
- Organiser des réunions, cérémonies et autres évènements : réservation de salle, de repas, mise en place des salles pour les réunions et accueil des participants
- Assurer les stocks, gérer les commandes et la réception de fournitures, matériels et alimentation.
* Renfort administratif des services de la communauté de communes (50%) :
Service urbanisme (3 demi-journées par semaine) :
- Enregistrement des dossiers de demandes d'autorisations d'urbanisme, gestion des DIA et contrôler les pièces fournies
- Assistance administrative auprès des personnes du service en charge des dossiers techniques
- Accueille, renseigne et oriente les pétitionnaires d'autorisation d'urbanisme sur place ou par téléphone/mail : analyse la demande, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée (et/ou donne les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité) et fait le relais auprès des différents membres du service.
- Suivi administratif des dossiers tout au long de l'instruction
- Gestion de la messagerie mail du service
- Suivi de l'archivage du service
Service marchés publics (1 demi-journée par semaine) :
- Rédiger des documents ou courriers administratifs liés aux procédures de marchés
- Transmettre et classer les documents et informations
- Participer à la rédaction et saisie informatique des dossiers de consultation des entreprises
- Réaliser le suivi des consultations jusqu'à la notification des marchés, en lien avec le service
- Organisation des visites ou réunions
- Gestion de la boîte mail « marchés publics »
- Veille réglementaire sur les marchés publics
- Rédaction de certains comptes-rendus
Autres services :
- Transmettre les différents actes au contrôle de légalité en l'absence de la secrétaire de direction
- Mise à jour du site internet et autres tâches de communication (réseaux sociaux) en l'absence de l'assistant informatique
- Suivi des Autorisations d'Occupation Temporaires en lien avec le service concerné : assistance pour rédaction, signature et archivage
Profil recherché : BAC+ 2 gestion administrative ou équivalent - expérience exigée de 2 ans sur un poste administratif
Type de recrutement : Titulaire Fonction publique Territoriale ou contractuel(le) Grades/Cadres d'emploi : C
Rémunération : rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + participation prévoyance
Horaires de travail : 35h semaine, cycle de travail sur 5 jours ou 4,5 jours, ARTT
CDD 12 mois renouvelable en vue intégration fonction publique territoriale.
35H hebdo du lundi au vendredi
Poste à pourvoir dès que possible
