informations générales
Haut-Rhin
Nous recherchons une/un ASSISTANT DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif des Tournesols.
.
Vous serez chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles.
Vos missions visent tant Les Tournesols eux-mêmes que les autres entités qu'ils pilotent (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel) et seront les suivantes :
Secrétariat des directeurs
- Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel)
- Gestion des appels téléphoniques à la direction
- Accueil physique des RDV de la direction
- Organisation des réunions en lien avec la direction
- Gestion des astreintes administratives
- Diffusion du tableau des astreintes
- Courriers, notes d'information, notes de service .
- Ouverture du courrier de direction et dispatching
- Archivage des documents
- Reporting hebdomadaire sur le suivi des taches
Rédaction de documents officiels
- Rapport d'activité et autres documents divers
- Tenue du Journal Interne (Graines de Tournesols)
Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l'Environnement
- Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfactions (via le logiciel Qualité)
- Gestion documentaire (via le logiciel)
- Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié.
Gestion des Instances
Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale
Gestion des événements
Cérémonie des vœux, inaugurations, visite des personnalités officielles .
Secrétariat pour les évènements inter-établissements
Votre profil :
Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité
Savoir-être:
- Dynamisme, Esprit d'initiative
- Capacité d'organisation, réactivité, autonomie
- Capacité à prioriser
- Résistance au stress
- Intégrité et discrétion professionnelle.
En tant qu'agent(e) des Tournesols, vous pourrez être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution.
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- 100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
- Travail en journée en présentiel
- 15 RTT
- Congés en concertation avec le reste de l'équipe.
Poste à pourvoir de suite
Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire.
Vous serez chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles.
Vos missions visent tant Les Tournesols eux-mêmes que les autres entités qu'ils pilotent (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel) et seront les suivantes :
Secrétariat des directeurs
- Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel)
- Gestion des appels téléphoniques à la direction
- Accueil physique des RDV de la direction
- Organisation des réunions en lien avec la direction
- Gestion des astreintes administratives
- Diffusion du tableau des astreintes
- Courriers, notes d'information, notes de service .
- Ouverture du courrier de direction et dispatching
- Archivage des documents
- Reporting hebdomadaire sur le suivi des taches
Rédaction de documents officiels
- Rapport d'activité et autres documents divers
- Tenue du Journal Interne (Graines de Tournesols)
Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l'Environnement
- Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfactions (via le logiciel Qualité)
- Gestion documentaire (via le logiciel)
- Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié.
Gestion des Instances
Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale
Gestion des événements
Cérémonie des vœux, inaugurations, visite des personnalités officielles .
Secrétariat pour les évènements inter-établissements
Votre profil :
Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité
Savoir-être:
- Dynamisme, Esprit d'initiative
- Capacité d'organisation, réactivité, autonomie
- Capacité à prioriser
- Résistance au stress
- Intégrité et discrétion professionnelle.
En tant qu'agent(e) des Tournesols, vous pourrez être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution.
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- 100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
- Travail en journée en présentiel
- 15 RTT
- Congés en concertation avec le reste de l'équipe.
Poste à pourvoir de suite
Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt.
