Attaché / Attachée de direction

Missions et activités

1- Organisation et vie associative
Préparer des réunions et des instances associatives;
Suivre les aspects légaux de la vie associative et les jalons imposés par les statuts;
Soutenir la directrice sur la veille sur les actualités en lien avec l'objet associatif et réalise la production de notes de synthèse au besoin ;
Rester en veille dans la communication avec les partenaires et selon les objectifs fixés ;
Formaliser des livrables et des outils associatifs (dont rapports d'activité) ;
Organiser les déplacements et rendez-vous du CA dont ceux du Président, de la direction, voire de l'équipe salariée selon les demandes ;
Assurer le bon déroulé de la procédure d'adhésion (fonctionnement du site internet : dossier adhérents) et se tenir disponible auprès des adhérents pour mener à bien le processus d'adhésion ;
Classer les documents, informations, courrier et publipostage ;
Mise en forme et traitement de texte des lettres officielles et tout autre document de communication interne ou externe validés par la directrice ou le Président avant diffusion ;
Prendre en charge la gestion des courriels et des appels téléphoniques du secrétariat voire de la Direction.

2- Suivi administratif et budgétaire
Suivi comptable simple : réalisation des suivis paiements et factures et suivi de la comptabilité analytique ;
Suivi des frais de missions des bénévoles, formateurs relais et salariés;
Sécuriser les process de paiement par internet en lien avec la banque ;
En lien avec la directrice et le Bureau, assurer le suivi des réversions pour AVEC SANTE ;
Mise en œuvre et suivi de la mise en conformité de l'association avec la RGPD ;
Achats : Engager les dépenses associatives en suivant strictement les procédures déterminées en délégation du trésorier de l'association (suivi des petits achats, réalisations des benchmarks nécessaires)
Assurer le suivi conventionnel avec les prestataires en lien avec la directrice ;
En lien avec le prestataire IZIANET, développer et suivre les outils nécessaires au bon déroulé des processus d'adhésion et d'inscription aux journées.

3- Suivi des ressources humaines
Effectuer la gestion de paie mensuelle
En charge de la gestion administrative des ressources humaines, optimiser les processus de recrutement ;
Assurer le lien avec les services nécessaires sur la politique de formation des salariés
Garantir la gestion du planning du personnel et assurer les relations avec les organismes sociaux ;
Préparer les outillages nécessaires à la prise de poste des salariés (ordinateur, ligne téléphonique, carte de visite, imprimante, rétroprojecteur) et faire le suivi maintenance en lien avec les prestataires si existants.
Garantir la légalité des documents et procédures RH de l'association

4- Communication et évènement
L'attachée de direction co-pilote et veille à la bonne réalisation du plan de communication annuel en lien avec la directrice, les administrateurs référents et le conseil expert.
Participer à la communication interne et externe de l'association ;
Tenue et mise à jour les différents listings (adhérents, facilitateurs, membres, coordinateurs formés, partenaires, etc.) avec le service communication
Enrichissement de la base de données des équipes pluriprofessionnelles de santé et cartographie annuelle ;
Archivage des documents de référence, classement des informations et fonds documentaires d'une activité, s'assurer de la bonne communication interne des informations ;
Administration du forum interne des facilitateurs ;
Organisation logistique des webinaires, et appui des experts et participants sur le volet connexion et problèmes techniques ;
Contribuer à l'organisation de la Journée régionale, départementales et nationale ; des Journées Nationales.