Assistant(e) médico-administratif(ve)

Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L'accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l'insertion et l'emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s'attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.

En 2019, le Conseil Départemental a décidé de compléter le Pôle Solidarités et Famille d'un dispositif permettant de répondre aux difficultés croissantes d'accès aux soins et aux droits à la santé de la population vendéenne. La Mission Vendée Santé a été ainsi créée, pour porter l'expérimentation du centre de santé départemental multi-sites.

Depuis 2020, la Mission Vendée Santé gère deux Centres Vendée Santé disposant chacun d'une équipe de soins (médecins généralistes, infirmières en pratique avancée, infirmières déléguées à la santé publique ASALEE, assistantes médicales et secrétaires médicales).

Les missions :

L'assistant administratif de la Mission Vendée Santé accompagne sous ses directives le responsable et le médecin coordinateur dans l'ensemble de leurs missions.
A ce titre, il leur apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

L'exercice de ces missions implique :
- des contacts directs et des échanges permanents avec les secrétariats et les cadres du Pôle Solidarités et Famille,
- des relations avec l'ensemble des directions du Pôle, et globalement de la collectivité,
- des contacts avec les autres collectivités et les instances extérieures,
des relations physiques et surtout téléphoniques avec les partenaires institutionnels et les professionnels de santé.

Il assure :

Le suivi administratif de la Mission Vendée Santé

- Gestion du secrétariat : traitement du courrier, accueil téléphonique, organisation de réunion, gestion des agendas, classement et archivage.
- Gestion et suivi des plannings des équipes de soins (médecins généralistes, infirmières IPA et ASALEE, internes, externes, assistantes médicales, secrétaires médicales).
- Gestion du Conseil d'exploitation de la Mission Vendée Santé.
- Participation aux réunions, rédaction des comptes rendus et relevés de décision.
- Mise en forme des courriers, notes, rapports et délibérations à destination de l'assemblée départementale et de la commission permanente ; suivi du circuit de validation.
- Suivi des données d'activité, mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l'activité ; participation à l'élaboration du rapport d'activités et mise en forme de ce dernier.
- Gestion et suivi des commandes (matériel médical, produits pharmaceutiques, fournitures de bureau, consommables informatiques.).
- Gestion logistique des Centres Vendée Santé et suivi de l'entretien des véhicules.
- Le suivi du personnel de la Mission Vendée santé en lien avec la Direction des Ressources de la Transversalité et de l'Evaluation et la Direction des

Ressources Humaines :
- Suivi des effectifs : recrutements, renouvellements de contrats, suivi des vacations
- Elaboration des contrats CDOM, des plannings de congés et des ordres de mission
- Suivi des demandes de stages et organisation de l'accueil des internes stagiaires
- Suivi des demandes de formation