Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Rattaché à la Direction Cadre de Vie et Moyens Techniques, dotée d'un directeur et d'une directrice adjointe, l'assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) travaille en collaboration avec la direction. Dans le cadre du passage en agglomération, la prise de nouvelles compétences eau, assainissement, gestion des eaux pluviales urbaines et transport, mobilité nécessite de renforcer la cellule administrative et financière. Cette cellule comprend déjà une assistante administrative et financière. Ce nouveau poste permettra d'assister les 2 directeurs(trice) dans le suivi des dossiers de la direction et plus particulièrement sur la gestion administrative et comptable des services nouvellement créés : mobilités et eau, assainissement, gestion des eaux pluviales urbaines. Il (elle) vient en appui administratif et financier dans l'exécution et le suivi budgétaire ainsi que sur les marchés publics de la direction.
MISSIONS
Le gestionnaire administratif et financier assurera les missions suivantes :
Missions administratives générales :
Assurer le secrétariat de la direction et plus particulièrement des services mobilités et eau, assainissement, gestion des eaux pluviales
Assister la direction et suivre administrativement tous types de dossiers (administratifs, techniques, juridiques.)
Travail en binôme nécessitant d'assurer la continuité du service en cas d'absence
Elaborer des tableaux de suivi et outils métiers, de gestion de l'activité de la direction
Assurer l'organisation de réunions, rendez-vous, rédiger des comptes-rendus, courriers.
Elaborer des plans de charges et autres outils administratifs en collaboration avec la direction et les responsables de service
Gérer les logiciels métier de la direction (Intratone, gestion du temps CIRIL, courrier JVS) et de suivi comptable (Ciril Compta) / Réfèrent RH et contrôle d'accès pour la direction
Missions financières :
Assurer l'exécution budgétaire de la direction et plus particulièrement des services mobilités, et eau, assainissement, gestion des eaux pluviales
Mettre en place et suivre les tableaux financiers de gestion (investissement/fonctionnement) en transversalité avec le service des finances
Suivre l'exécution du budget et ses modifications éventuelles tout au long de l'année (décision modificative, bons de commandes, mandats/titres...), traitement, suivi bons de commandes et factures
Transmettre régulièrement les engagements, les états des dépenses auprès de la direction et des responsables de services et assurer le suivi de l'exécution
Préparer, rédiger et suivre toutes les dépenses, demandes de subventions et recettes au sein de la direction
Participer à la préparation et à la saisie du budget annuel
Missions commande publique :
Assurer le suivi de l'exécution des marchés de la direction et plus particulièrement des services mobilités et eau, assainissement, gestion des eaux pluviales
Rédiger des pièces techniques et financières des marchés publics propre à la direction (CCTP, BPU, DQE.) en relation avec le service de la commande publique et des assurances
Aider à la définition des besoins des services de la direction : identification des besoins, estimation financière, recherche de fournisseurs.
Gestion des achats inférieurs aux seuils de publicité et de mise en concurrence obligatoire selon la méthodologie proposée par le service de la commande publique
Aide à la rédaction des rapports d'analyse des offres et des notes à la direction
Missions assurances :
Etablissement des rapports d'incident et des pièces techniques nécessaires à la constitution du dossier à transmettre au service de la commande publique
Suivi des travaux nécessaires en lien avec la direction et les responsables de services (définitions des besoins, estimations, recherche de fournisseurs.)