Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Poste à pourvoir à partir du 24 février 2025

Finalités : Assister le directeur(trice) et les responsables de l'équipe de direction dans la mise en œuvre de leurs missions, assurer la comptabilité (saisie, facturation) des établissements de l'association et des résidents, assurer l'accueil et le suivi administratif, participer activement à la communication interne et externe.

Mission 1
Assurer la comptabilité de base en lien avec le cabinet d'expert-comptable
Comptabilité générale des établissements, de l'association
- Classement, pointage, vérification des documents nécessaires à la saisie comptable (factures fournisseurs, factures clients)
- Enregistrement informatique des données
- Mise en œuvre d'opérations de paiement (fournisseurs notamment)
- Facturation des prix de journées des personnes accompagnées et calcul des reversions sur ressources
- Tenue des caisses des établissements
- Suivi des adhésions et des dons à l'association

Comptabilité des personnes accompagnées
- Facturation (repas des personnes accueillies au centre d'activités de jour)
- Calcul et appel des reversions puis versements aux conseils départementaux
- Suivi des dépenses, rapports annuels aux représentants légaux
- Caisse des personnes accompagnées

Mission 2
Assurer l'accueil et le suivi des dossiers administratifs
- Réception et orientation des appels téléphoniques, réception et gestion du courrier
- Gestion du budget des fournitures et suivi des consommations
- Réception des demandes d'admission, préparation des ordres du jour et participation à la commission d'admission
- Constitution et tenue du dossier unique des personnes accompagnées
- Suivi des orientations, demandes d'aide financières des personnes accompagnées en lien avec les représentants légaux et la MDPH
- Suivi des dossiers d'aide sociale avec les représentants légaux et les conseils départementaux
- Suivi des dossiers ALS (Allocation logement solidaire) avec la CAF

Mission 3
Favoriser la circulation de l'information
- Préparation des invitations aux réunions de fonctionnement des établissements et de la vie associative (conseils d'administration, assemblée générale et des autres instances)
- Rédaction occasionnelle de comptes-rendus
- Participation active à la communication interne et externe : diffusion des informations internes et externes (des partenaires), invitations aux réunions et aux évènements
- Réalisation et envoi de la newsletter
- Mise à jour des fichiers de contact (adhérents, amis, donateurs, familles et autres partenaires)