informations générales
Montpellier
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administrative et Comptable en CDI pour intégrer notre équipe et contribuer à la gestion administrative et comptable de l'entreprise. Sous la supervision de l'Attachée de Direction Générale, vous jouerez un rôle clé dans le suivi des opérations quotidiennes :
Missions principales :
1. Gestion des Services Généraux :
- Suivi des besoins logistiques : commandes de fournitures, gestion des prestataires, contrats de maintenance et suivis opérationnels obligatoires, gestion de la flotte de véhicules.
- Supervision du bon fonctionnement des infrastructures (réparations, équipements, maintenances).
- Respect des normes d'hygiène et de sécurité dans les locaux en coordination avec les prestataires.
- Participation à l'organisation d'événements internes et externes (organisation, réservations, etc.)
- Gestion des bureaux secondaires d'Incidences.
- Suivi et coordination administrative.
2. Gestion documentaire et administrative :
- Participation à la mise en place de processus liés à la gestion documentaire de la société.
- Optimisation des pratiques internes dans l'espace partagé digital Microsoft 365.
- Suivi et coordination de l'espace partagé Microsoft 365 pour assurer les processus de partage et de gestion.
- Gestion des documents administratifs (traitement, classement, archivage).
- Suivi des dossiers du personnel (contrats, absences, congés).
3. Intégration des nouveaux collaborateurs :
- Organisation de l'accueil des nouveaux collaborateurs : espaces de travail, équipements nécessaires.
- Coordination des accès informatiques, téléphoniques et physiques (badges, outils collaboratifs, etc.).
- Préparation et mise à jour des supports d'intégration (guides, plannings, présentations).
- Facilitation de la mise en relation avec les équipes et services internes.
4. Comptabilité :
- Saisie des pièces comptables (clients, fournisseurs, trésorerie, notes de frais).
- Rapprochement des bons de commande, bons de livraison et factures.
- Participation à la clôture comptable et aux écritures d'inventaire.
- Suivi des factures impayées et relances clients/fournisseurs.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions principales :
1. Gestion des Services Généraux :
- Suivi des besoins logistiques : commandes de fournitures, gestion des prestataires, contrats de maintenance et suivis opérationnels obligatoires, gestion de la flotte de véhicules.
- Supervision du bon fonctionnement des infrastructures (réparations, équipements, maintenances).
- Respect des normes d'hygiène et de sécurité dans les locaux en coordination avec les prestataires.
- Participation à l'organisation d'événements internes et externes (organisation, réservations, etc.)
- Gestion des bureaux secondaires d'Incidences.
- Suivi et coordination administrative.
2. Gestion documentaire et administrative :
- Participation à la mise en place de processus liés à la gestion documentaire de la société.
- Optimisation des pratiques internes dans l'espace partagé digital Microsoft 365.
- Suivi et coordination de l'espace partagé Microsoft 365 pour assurer les processus de partage et de gestion.
- Gestion des documents administratifs (traitement, classement, archivage).
- Suivi des dossiers du personnel (contrats, absences, congés).
3. Intégration des nouveaux collaborateurs :
- Organisation de l'accueil des nouveaux collaborateurs : espaces de travail, équipements nécessaires.
- Coordination des accès informatiques, téléphoniques et physiques (badges, outils collaboratifs, etc.).
- Préparation et mise à jour des supports d'intégration (guides, plannings, présentations).
- Facilitation de la mise en relation avec les équipes et services internes.
4. Comptabilité :
- Saisie des pièces comptables (clients, fournisseurs, trésorerie, notes de frais).
- Rapprochement des bons de commande, bons de livraison et factures.
- Participation à la clôture comptable et aux écritures d'inventaire.
- Suivi des factures impayées et relances clients/fournisseurs.
