Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Le poste s'inscrit dans un contexte de déploiement d'un important programme d'actions (programme Lauba'Eco - 2024 à 2027), et s'appuie sur une dynamique partenariale portée par les associations ALC, ABPS et Culture Pierre.
La personne recrutée aura pour missions d'assurer l'accueil et le secrétariat des associations ALC et Culture Pierre, ainsi que leur gestion administrative et comptable. Elle assurera le suivi des formations déployées et devra utiliser les outils de communication en place pour informer sur les activités de la filière. Elle appuiera ponctuellement les chargés de mission d'ALC et de Culture Pierre dans l'animation de la vie associative (organisation et comptes-rendus de réunions : bureaux, CA, AG).
Les chargés de mission accompagneront la prise de poste et assureront le pilotage ou apporteront leur appui selon les missions. Les membres des associations, les formateurs et le cabinet comptable seront des personnes ressource qui devront être sollicitées tant sur la gestion que sur la gouvernance.

DETAIL DES MISSIONS
Secrétariat/gestion administrative (avec l'accompagnement, puis l'appui ponctuel des chargés de mission)
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier et des boîtes e-mail
- Gestion des fournitures administratives, classement et archivage administratif

Suivi des formations (en relation et avec l'appui des chargés de mission)
- Préparation puis commercialisation des formations
- Positionnement des candidats
- Suivi administratif des inscriptions, des stagiaires
- Coordination des formateurs (plannings d'interventions, formalités administratives)
- Suivi comptable des formations (facturations, règlements, édition des bulletins de paie)
- Gestion de stocks et des fournisseurs pour les besoins des formations
- Préparation administrative et logistique des formations (pièces administratives et de suivi qualité, matériel, consommables .)
- Accueil physique au démarrage des formations
- Organisation et gestion des évaluations (convocations, secrétariat de jury, transmission des PV, envoi des parchemins)

Comptabilité (sous la responsabilité des chargés de mission)
- Gestion des comptabilités (suivi fournisseurs, clients, et frais de déplacement) et transmission des pièces au cabinet comptable
- Montage des dossiers de demande de financement/subvention
- Suivi des versements de subventions

Communication (avec l'accompagnement, puis l'appui ponctuel du chargé de mission ALC)
- Animation du site internet d'ALC (mises à jour et développement)
- Animation des réseaux sociaux d'ALC
- Préparation et gestion des newsletters
- Reprise et développement des fichiers de contacts (medias, prospects, partenaires.), de la photothèque, vidéothèque
- Appui ponctuel des chargés de mission dans les relations partenaires et medias (réponses aux sollicitations, réalisation de dossiers de presse, communiqués, supports de communication divers ..).

Vie associative (en appui des chargés de mission)
- Epauler les chargés de mission dans l'animation de la vie associative (bureaux, CA, AG)

PROFIL ET COMPETENCES ATTENDUES
- BAC +2 souhaité, expérience minimale 3 ans sur poste similaire indispensable.
- Capacités relationnelles et d'accueil
- Autonomie de travail et capacité de prise d'initiative et d'organisation
- Rigueur et méthode dans la gestion administrative et comptable
- Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) ;
- Qualités orthographiques et capacités rédactionnelles ; maîtrise (ou appétence) des outils de communication (réseaux sociaux, Wordpress.).
- Mobilité : permis B, voiture personnelle (déplacements ponctuels pris en charge).

INFOS :
- Prise de poste : janvier 2025 (entretiens en novembre et décembre)
- CDI avec période d'essai de 3 mois renouvelable
- Rémunération, avantages : 2100 € bruts/mois (Convention collective ECLAT) + mutuelle et prévoyance
- télétravail possible 1 jour/semaine et organisation du temps de travail selon impératifs de l'association