informations générales
Rosny-sous-Bois
L'agent travaille en étroite collaboration avec la Directrice des ressources humaines et assure son secrétariat.
Il a également en charge la gestion comptable de l'ensemble de la Direction, la gestion des absences pour raisons syndicales et l'organisation des instances paritaires.
L'agent manage également l'activité de l'agent d'accueil de la Direction.
Missions principales :
Secrétariat de la Directrice des ressources humaines
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Directrice des ressources humaines
- Gérer l'agenda de la Directrice
- Réaliser des compte-rendu, des notes et des courriers
- Organiser et suivre des réunions
- Archivage de courriers et de dossiers
Management de l'agent d'accueil de la DRH
- Encadrer l'agent (congés, entretien annuel.)
- Fixer des objectifs annuels et tenir des tableaux de bord de l'activité
- Accompagner l'agent dans sa montée en compétence et expertise
- Veiller à la bonne gestion du courrier
Gestion comptable et facturation de la Direction (chapitre 011)
- Assurer le suivi comptable et la facturation sur l'ensemble du chapitre 011 de la DRH en lien avec les services
- Réaliser des synthèses budgétaires régulières
Gestion des absences syndicales et organisation des instances paritaires
- Gestion et suivi des demandes d'autorisation d'absence des représentants syndicaux
- Organiser et suivre les instances paritaires locales : CST (Comité Social Territorial) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail :
o Elaborer le rétro-planning
o Réaliser les convocations aux instances et réunions préparatoires
o Participer à la préparation du dossier en lien avec la Directrice
o Assurer son envoi numérique et physique aux membres
o Réaliser les relevés de décisions et les compte-rendu
o En assurer leur publication et leur affichage
Rôles de référent pour la Direction
- Référent auprès de la DSI sut toutes les demandes informatiques
- Référent auprès de la Direction des bâtiments pour toutes les demandes de travaux et intervention (logiciel E-Atal)
Organisation de la JANA (Journée Annuelle des Nouveaux Arrivés)
- Réserver la salle et prévoir son installation
- Participer à l'élaboration de l'ordre du jour
- Inviter les différents intervenants
- Identifier et convier les nouveaux arrivés
- Organiser la visite de la Ville
- Organiser le buffet
Profil recherché :
Etre titulaire d'un baccalauréat dans le domaine du secrétariat ou équivalent
Connaissances :
- Maîtriser l'orthographe
- Connaître le fonctionnement administratif des services municipaux
- Connaître le fonctionnement des organismes paritaires
Compétences techniques :
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Internet, Outlook
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Posséder des techniques d'accueil
Compétences comportementales :
- Etre rigoureux
- Etre autonome
- Etre réactif
- Savoir s'organiser et prioriser les urgences
- Savoir travailler en équipe
- Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
- Etre pédagogue
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireIl a également en charge la gestion comptable de l'ensemble de la Direction, la gestion des absences pour raisons syndicales et l'organisation des instances paritaires.
L'agent manage également l'activité de l'agent d'accueil de la Direction.
Missions principales :
Secrétariat de la Directrice des ressources humaines
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Directrice des ressources humaines
- Gérer l'agenda de la Directrice
- Réaliser des compte-rendu, des notes et des courriers
- Organiser et suivre des réunions
- Archivage de courriers et de dossiers
Management de l'agent d'accueil de la DRH
- Encadrer l'agent (congés, entretien annuel.)
- Fixer des objectifs annuels et tenir des tableaux de bord de l'activité
- Accompagner l'agent dans sa montée en compétence et expertise
- Veiller à la bonne gestion du courrier
Gestion comptable et facturation de la Direction (chapitre 011)
- Assurer le suivi comptable et la facturation sur l'ensemble du chapitre 011 de la DRH en lien avec les services
- Réaliser des synthèses budgétaires régulières
Gestion des absences syndicales et organisation des instances paritaires
- Gestion et suivi des demandes d'autorisation d'absence des représentants syndicaux
- Organiser et suivre les instances paritaires locales : CST (Comité Social Territorial) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail :
o Elaborer le rétro-planning
o Réaliser les convocations aux instances et réunions préparatoires
o Participer à la préparation du dossier en lien avec la Directrice
o Assurer son envoi numérique et physique aux membres
o Réaliser les relevés de décisions et les compte-rendu
o En assurer leur publication et leur affichage
Rôles de référent pour la Direction
- Référent auprès de la DSI sut toutes les demandes informatiques
- Référent auprès de la Direction des bâtiments pour toutes les demandes de travaux et intervention (logiciel E-Atal)
Organisation de la JANA (Journée Annuelle des Nouveaux Arrivés)
- Réserver la salle et prévoir son installation
- Participer à l'élaboration de l'ordre du jour
- Inviter les différents intervenants
- Identifier et convier les nouveaux arrivés
- Organiser la visite de la Ville
- Organiser le buffet
Profil recherché :
Etre titulaire d'un baccalauréat dans le domaine du secrétariat ou équivalent
Connaissances :
- Maîtriser l'orthographe
- Connaître le fonctionnement administratif des services municipaux
- Connaître le fonctionnement des organismes paritaires
Compétences techniques :
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Internet, Outlook
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Posséder des techniques d'accueil
Compétences comportementales :
- Etre rigoureux
- Etre autonome
- Etre réactif
- Savoir s'organiser et prioriser les urgences
- Savoir travailler en équipe
- Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
- Etre pédagogue
