informations générales
Poitiers
Accueil et intendance
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l'accueil physique de la structure : prise
de messages, mise en relation, recherche d'information
- Gérer les courriers entrants et sortants et l'envoi de documents administratifs
- Appui à la gestion des fournisseurs courants et les achats de fournitures et de
consommables
- Appuyer la Direction dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif
pour l'équipe
Missions administratives
- Appui administratif des dossiers de financement : montage des dossiers de demande, suivi
du conventionnement, constitution des bilans quantitatifs et qualitatifs
- Assurer l'interface avec les financeurs au quotidien (envoi de document, prises de RDV.)
- Rédaction de mails et de courriers à destination des adhérents et/ou des partenaires
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables
Missions ressources humaines
- Appui à la gestion administrative du personnel (ADP) : gestion du temps de travail, des
congés et des absences, relations avec les organismes de santé et les instances légales
(France Travail, Urssaf, médecine du travail, assurance maladie, caisses de retraite.) ;
- Appui à la gestion du recrutement et à l'intégration du personnel : diffusion des offres
d'emploi, rédiger les documents administratifs d'embauche, organiser l'intégration du
nouveau salarié. ;
- Gérer les carrières et la mobilité des salariés ;
- Gérer le besoin en formation et les plans de développement de compétences des salariés.
Comptabilité - Contrôle de gestion
- Gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : paiement des prestataires, relance,
archivage et envoi des éléments au cabinet comptable, suivi du paiement des clients
- Mise en paiement : du classement des factures d'achat au suivi des règlements
- Saisie de la comptabilité courante, rapprochements bancaires
- Suivi des charges fixes, consultation des fournisseurs, contrôle des notes de frais
- Suivi du paiement des cotisations et des dossiers d'adhésion
- Suivi de trésorerie
- Préparation et suivi de tableaux de bord financiers : plan de trésorerie, suivi des
subventions, budgets actions.
Appui à l'organisation administrative logistique et humaine des animations de l'association
- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances : bureaux, conseils
d'administration, assemblée générale : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs,
recherche de salle, accueil, émargement...
- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des événements, des formations
et des réunions : planning, invitation, suivi des inscriptions, réservation de salle, achats,
assurances .
NB : Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer selon les besoins de la délégation
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de messages, mise en relation, recherche d'information
- Gérer les courriers entrants et sortants et l'envoi de documents administratifs
- Appui à la gestion des fournisseurs courants et les achats de fournitures et de
consommables
- Appuyer la Direction dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif
pour l'équipe
Missions administratives
- Appui administratif des dossiers de financement : montage des dossiers de demande, suivi
du conventionnement, constitution des bilans quantitatifs et qualitatifs
- Assurer l'interface avec les financeurs au quotidien (envoi de document, prises de RDV.)
- Rédaction de mails et de courriers à destination des adhérents et/ou des partenaires
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables
Missions ressources humaines
- Appui à la gestion administrative du personnel (ADP) : gestion du temps de travail, des
congés et des absences, relations avec les organismes de santé et les instances légales
(France Travail, Urssaf, médecine du travail, assurance maladie, caisses de retraite.) ;
- Appui à la gestion du recrutement et à l'intégration du personnel : diffusion des offres
d'emploi, rédiger les documents administratifs d'embauche, organiser l'intégration du
nouveau salarié. ;
- Gérer les carrières et la mobilité des salariés ;
- Gérer le besoin en formation et les plans de développement de compétences des salariés.
Comptabilité - Contrôle de gestion
- Gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : paiement des prestataires, relance,
archivage et envoi des éléments au cabinet comptable, suivi du paiement des clients
- Mise en paiement : du classement des factures d'achat au suivi des règlements
- Saisie de la comptabilité courante, rapprochements bancaires
- Suivi des charges fixes, consultation des fournisseurs, contrôle des notes de frais
- Suivi du paiement des cotisations et des dossiers d'adhésion
- Suivi de trésorerie
- Préparation et suivi de tableaux de bord financiers : plan de trésorerie, suivi des
subventions, budgets actions.
Appui à l'organisation administrative logistique et humaine des animations de l'association
- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances : bureaux, conseils
d'administration, assemblée générale : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs,
recherche de salle, accueil, émargement...
- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des événements, des formations
et des réunions : planning, invitation, suivi des inscriptions, réservation de salle, achats,
assurances .
NB : Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer selon les besoins de la délégation
