Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Créée en 1990 par le Secours Catholique, l'Association des Cités du Secours Catholique (ACSC) deve-nue les cités CARITAS, assure l'accueil, l'hébergement, l'accompagnement et l'insertion de personnes en situation d'exclusion et/ou de handicap.
Cités CARITAS se compose d'un siège social qui apporte support et conseil à 19 établissements (Cités) sociaux et médico-sociaux répartis sur 3 territoires.
Dans le cadre de son développement dans le territoire PACA, Cités CARITAS met en œuvre plusieurs actions à Marseille, Aix et en Avignon : dispositif IML, Hébergement d'urgence, ALT, gestion d'une halte de jour, pension de famille, dispositif d'hébergement familles en droits incomplets. L'ensemble de ces actions sur ce territoire sont regroupés dans le cadre de la Cité Germain Nouveau gestionnaire de ces services.
Sous l'autorité de la Directrice de la Cité Germain Nouveau, ou par délégation des responsables de service, il/elle assure:
Secrétariat Général :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, prendre les messages, les transmettre
- Faire attendre les personnes pour les permanences ou les RDV et signale leur présence
- Assurer la gestion du courrier (traitement, tri, distribution, affranchissement, dépôt poste)
- Effectuer la mise en forme et la publication des documents officiels internes
- Classer et archiver les dossiers ou factures relatifs aux dispositifs, partenariats, fournisseurs
- Suivre les contrats d'assurance et déclarer les sinistres auprès de l'assurance
- Ouvre les compteurs de fluides des logements captés et gérés par la cité
- Organiser la logistique des évènements et déplacements (réservations des billets de train, des Hôtels, réservation des salles, des prestations d'accueil
Quittancement et gestion comptable :
- Assurer la tenue des caisses et les transmettre au service comptable
- Assurer la remise des chèques et des espèces en banque avec la directrice
- Réaliser et transmettre les quittances aux résidents de la cité Germain NOUVEAU en lien avec le logiciel utilisé (exemple UBLO)
- Encaisser les participations et les loyers des résidents et intégrer les écritures sur le logiciel de facturation (exemple UBLO)
- Procéder aux télé-déclarations nécessaires auprès des organismes adéquats et des partenaires
- Assurer les refacturations (frais de formation, dépenses du Territoire, astreintes, prestataires etc.)
- Suivi des appels de loyers et charges des logements et bureaux de la Cité Germain NOUVEAU
- Fait le lien avec les bailleurs si besoin
- Gestion des factures des fournisseurs de la Cité (transmission directrice pour validation et envoi au service comptable)
Gestion administrative du personnel et traitement de la paie :
- Assurer le traitement administratif des dossiers du personnel et la préparation des éléments contractuels
- Suivre et transmettre les documents établis lors des départs de salariés
- Assurer la tenue des différents registres du personnel et des dossiers du personnel et communi-cation au siège
- Assurer le suivi des affiliations et radiations aux caisses de prévoyance et de mutuelle
- Assurer le suivi des visites médicales périodiques
- Assurer le suivi des absences en lien avec les caisses d'assurance maladie
- Répondre aux sollicitations des salariés sur la gestion de l'administration du personnel et la paie
- Assurer le traitement, la saisie et la transmission au chargé RH des éléments variables de paie
- En lien avec la directrice réaliser une première vérification des bulletins de salaire
- Suivi des droits, commande des chèques déjeunés.