informations générales
Mamoudzou
DESCRIPTION DE POSTE : ASSISTANT ADMINISTRATIF
Position du poste :
Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint (DGA) de la Commission d'Urgence Foncière.
Missions principales :
- Gestion administrative :
- Gestion du planning et organisation des déplacements professionnels.
- Traitement du courrier entrant et sortant.
- Filtrage des appels téléphoniques et transmission des informations.
- Frappe et mise en forme de courriers administratifs.
- Classement et archivage des dossiers.
- Coordination et suivi :
- Rédaction des comptes-rendus de réunions.
- Préparation et organisation des réunions (convocations, ordre du jour, supports).
- Gestion des factures et saisie sur logiciel de gestion.
Activités et tâches :
- Accueil et gestion de la communication :
- Accueil physique et téléphonique, hiérarchisation des urgences, filtrage, transmission ou redirection.
- Recherche et restitution d'informations à partir de documents ou bases de données.
- Rédaction de notes, courriers et emails à partir de consignes orales ou écrites.
- Organisation et suivi administratif :
- Mise à jour et suivi de tableaux de bord de pilotage.
- Organisation du traitement et de la diffusion des informations internes et externes.
- Gestion documentaire (classement, archivage papier et électronique).
- Support opérationnel :
- Gestion des agendas et priorisation des tâches.
- Préparation des déplacements (réservations, itinéraires).
- Suivi des flux documentaires entrants et sortants.
- Remise en forme de documents : tableaux, graphiques, présentations PowerPoint.
- Gestion des devis, bons de commande, et suivi des factures.
Conditions et lieu de travail :
- Poste basé au siège social de la Commission d'Urgence Foncière.
- Déplacements ponctuels sur l'île.
Profil recherché
Connaissances requises :
- Bases en gestion, droit et comptabilité.
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
- Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance en organisation et gestion documentaire.
Compétences techniques et informatiques :
- Capacité à prioriser et hiérarchiser les tâches.
- Aptitude à rédiger des documents administratifs (courriers, notes, rapports).
- Classement et archivage méthodique des dossiers.
- Utilisation des outils de gestion électronique et collaboratifs.
- Suivi et mise à jour de tableaux de bord.
- Gestion des devis, bons de commande et factures.
Compétences comportementales :
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
- Respect des délais impartis et des consignes.
- Autonomie et proactivité dans le cadre des missions confiées.
- Capacité à analyser, proposer des solutions et anticiper les besoins.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation.
- Aptitude à travailler en équipe et excellent relationnel.
- Récupération et dépôt de courrier à la poste
Compétences transversales :
- Maîtrise du français et du shimaoré.
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel local.
Niveau de formation et expérience souhaités :
- Bac +2 minimum en gestion (Assistant de direction, Gestion PME/PMI, ou équivalent).
- Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
Ce poste est idéal pour un(e) professionnel(le) dynamique, organisé(e) et polyvalent(e), prêt(e) à contribuer activement au bon fonctionnement de la Commission d'Urgence Foncière.
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Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint (DGA) de la Commission d'Urgence Foncière.
Missions principales :
- Gestion administrative :
- Gestion du planning et organisation des déplacements professionnels.
- Traitement du courrier entrant et sortant.
- Filtrage des appels téléphoniques et transmission des informations.
- Frappe et mise en forme de courriers administratifs.
- Classement et archivage des dossiers.
- Coordination et suivi :
- Rédaction des comptes-rendus de réunions.
- Préparation et organisation des réunions (convocations, ordre du jour, supports).
- Gestion des factures et saisie sur logiciel de gestion.
Activités et tâches :
- Accueil et gestion de la communication :
- Accueil physique et téléphonique, hiérarchisation des urgences, filtrage, transmission ou redirection.
- Recherche et restitution d'informations à partir de documents ou bases de données.
- Rédaction de notes, courriers et emails à partir de consignes orales ou écrites.
- Organisation et suivi administratif :
- Mise à jour et suivi de tableaux de bord de pilotage.
- Organisation du traitement et de la diffusion des informations internes et externes.
- Gestion documentaire (classement, archivage papier et électronique).
- Support opérationnel :
- Gestion des agendas et priorisation des tâches.
- Préparation des déplacements (réservations, itinéraires).
- Suivi des flux documentaires entrants et sortants.
- Remise en forme de documents : tableaux, graphiques, présentations PowerPoint.
- Gestion des devis, bons de commande, et suivi des factures.
Conditions et lieu de travail :
- Poste basé au siège social de la Commission d'Urgence Foncière.
- Déplacements ponctuels sur l'île.
Profil recherché
Connaissances requises :
- Bases en gestion, droit et comptabilité.
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
- Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance en organisation et gestion documentaire.
Compétences techniques et informatiques :
- Capacité à prioriser et hiérarchiser les tâches.
- Aptitude à rédiger des documents administratifs (courriers, notes, rapports).
- Classement et archivage méthodique des dossiers.
- Utilisation des outils de gestion électronique et collaboratifs.
- Suivi et mise à jour de tableaux de bord.
- Gestion des devis, bons de commande et factures.
Compétences comportementales :
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
- Respect des délais impartis et des consignes.
- Autonomie et proactivité dans le cadre des missions confiées.
- Capacité à analyser, proposer des solutions et anticiper les besoins.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation.
- Aptitude à travailler en équipe et excellent relationnel.
- Récupération et dépôt de courrier à la poste
Compétences transversales :
- Maîtrise du français et du shimaoré.
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel local.
Niveau de formation et expérience souhaités :
- Bac +2 minimum en gestion (Assistant de direction, Gestion PME/PMI, ou équivalent).
- Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
Ce poste est idéal pour un(e) professionnel(le) dynamique, organisé(e) et polyvalent(e), prêt(e) à contribuer activement au bon fonctionnement de la Commission d'Urgence Foncière.
