Assistant(e) administratif(ve) et comptable

L'assistant(e) de direction e la structure assure le suivi administratif et financier de l'association. Elle appuie le Directeur dans la gestion et l'optimisation du fonctionnement interne (suivi des échéances et respect des cadres légaux et conventionnels).
Elle est responsable de :
- la bonne gestion administrative, financière, comptable et fiscale de l'association
- la conformité des documents comptables
- l'exécution et du contrôle du budget, sous supervision du directeur

Les missions sont les suivantes :

Gestion administrative
- Organiser la gestion administrative de la Structure.
- Assurer avec la direction, la préparation des réunions de bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale : Préparation administrative et institutionnelle, supervision de la préparation matérielle, rédaction des comptes rendus, tenue à jour des registres.
- Élaborer avec la direction les dossiers de réponse aux appels à projets.
- Préparer et mettre en forme les pièces réglementaires constitutives des demandes de financements et des conventions.

Gestion financière
- Assurer le suivi de la réalisation des conventions. Estimer et justifier les dépenses
- Assurer la comptabilité analytique, contrôle de gestion, capacité d'évolution et d'analyse.
- Suivre la trésorerie : suivi mensuel, prévision et placements.
- Construire des outils de gestion et de suivi.
- Préparer le budget prévisionnel et les comptes de résultats en lien avec l'expert-comptable.
- Suivre les budgets, analyser les écarts, préconiser des solutions.
- Maîtriser les logiciels comptables.
- Effectuer les paiements des factures.

Service généraux
- Réaliser les mises en concurrence des fournisseurs et soumettre les propositions à la Direction
- Rechercher de nouveaux prestataires
- Passer les commandes auprès des fournisseurs et prestataires sous réserve de validation des tarifs et modalités d'intervention par la Direction
- Accueillir et suivre la réalisation à bonne fin des prestations
- Gérer les contrats d'abonnement
- Gérer les relations avec les bailleurs
- Réceptionner, vérifier les commandes
- Effectuer les achats et la réception des marchandises liées aux besoins interne et externe de la structure,
- Recueillir et réaliser les besoins de travaux, de fournitures, prestations auprès des salariés et les soumettre à la Direction,
- Gérer la relation avec le prestataire informatique,
- Participer à la logistique lors d'évènement interne et externe de la structure
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
Les conditions particulières
- Contraintes et difficultés particulières : Multiplicité des tâches, travail avec des outils en constante évolution et rythme de travail variable.

Les techniques, outils et méthodes à maîtriser
- Outils bureautiques : pack Office.
- Outil de gestion comptabilité : CEGID
- Base de connaissance en comptabilité.

Compétences techniques
- 2/3 ans d'expérience professionnelle dans la gestion administrative et financière ou le contrôle de gestion et/ou comptabilité ;
- Expérience sur des postes similaires appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques Word ; Excel et PPT

Autonomie, réactivité, organisé, flexibilité, bon relationnel, travail en équipe, capacité à rendre compte, informer, adaptabilité, respect de la confidentialité.