informations générales
Aubagne
En lien avec la directrice de l'IIMM, les missions de l'assistant.e administratif.ve et financier.ère sont réalisées en conformité avec la démarche qualité Qualiopi et s'articulent autour de :
1 - Gestion administrative :
- Participer à l'accueil physique des élèves, enseignants, adhérents, partenaires publics ou privés et administrateurs
- Gérer les courriers, emails et communications diverses et diffusion d'informations
- Organiser et préparer les réunions : convocations , comptes rendus
- Tenir à jour les dossiers administratifs et les bases de données de l'association
- Assurer la gestion documentaire : archivage, classement et respect des normes... RGPD
- Veiller à la bonne tenue des registres obligatoires de l'association
- Superviser les adhésions : gestion des inscriptions, suivi des cotisations et actualisation
- Préparer les documents administratifs et les supports de communication destinés aux partenaires et aux institutions
2 - Gestion financière :
- Suivre la comptabilité courante : émission de factures, saisie des pièces comptables, rapprochements bancaires, suivi de la caisse.
- Participer à la préparation des budgets et assurer le suivi budgétaire .
- Gérer les paiements, les dépenses et les encaissements
- Collaborer avec le commissaire aux comptes et l'expert-comptable lors des bilans
- Rechercher et suivre les subventions ou financements externes.
- Préparer, suivre et faire le bilan des dossiers de demandes de prise en charge (OPCO)
- Préparation des documents relatifs à la facturation des prestations de la formation
3 - Ressources humaines :
- Gérer les dossiers du personnel : contrats, fiches de paie, congés, absences, et suivi des évolutions de carrière.
- Veiller à l'application des obligations sociales et légales, en s'assurant du respect des normes en matière de droit du travail à échelle nationale et internationale.
- Assister au processus de recrutement : rédaction et diffusion des offres d'emploi, tri des candidatures, planification et participation aux entretiens.
- Organiser et superviser l'intégration des nouveaux employés ou bénévoles : création des dossiers, présentation de l'association, formation initiale.
- Participer au développement des compétences du personnel : planification des formations, suivi des besoins individuels et organisation des sessions de montée en compétence.
- Mettre en place et suivre des outils d'évaluation des performances et du bien-être des salariés et bénévoles.
- Faciliter la communication interne et contribuer à un environnement de travail positif et collaboratif.
- Gérer les dossiers de candidatures : réception, tri, enregistrement des dossiers dans l'application dédiée
- Transmettre les dossiers aux enseignants en vue des sélections
- Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour les admissions
4 - Support opérationnel :
- Coordonner les activités logistiques liées à l'organisation des formations :
- gestion des plannings, calendrier des formations, emplois du temps avec les enseignants, la directrice et les conservatoires.
- Attribuer et réserver les salles au regard des emplois du temps communiqués
- Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes
- Assurer une interface efficace avec les adhérents et partenaires extérieurs.
- Informer la communauté du planning et des modifications éventuelles par voie d'affichage, mailing...
- Gérer les demandes logistiques auprès des des services en lien avec l'institut : remise de clés, matériel, photocopies.
- Assurer la logistique des enseignants en cursus & master-class (déplacements,restauration, logement)
- Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1 - Gestion administrative :
- Participer à l'accueil physique des élèves, enseignants, adhérents, partenaires publics ou privés et administrateurs
- Gérer les courriers, emails et communications diverses et diffusion d'informations
- Organiser et préparer les réunions : convocations , comptes rendus
- Tenir à jour les dossiers administratifs et les bases de données de l'association
- Assurer la gestion documentaire : archivage, classement et respect des normes... RGPD
- Veiller à la bonne tenue des registres obligatoires de l'association
- Superviser les adhésions : gestion des inscriptions, suivi des cotisations et actualisation
- Préparer les documents administratifs et les supports de communication destinés aux partenaires et aux institutions
2 - Gestion financière :
- Suivre la comptabilité courante : émission de factures, saisie des pièces comptables, rapprochements bancaires, suivi de la caisse.
- Participer à la préparation des budgets et assurer le suivi budgétaire .
- Gérer les paiements, les dépenses et les encaissements
- Collaborer avec le commissaire aux comptes et l'expert-comptable lors des bilans
- Rechercher et suivre les subventions ou financements externes.
- Préparer, suivre et faire le bilan des dossiers de demandes de prise en charge (OPCO)
- Préparation des documents relatifs à la facturation des prestations de la formation
3 - Ressources humaines :
- Gérer les dossiers du personnel : contrats, fiches de paie, congés, absences, et suivi des évolutions de carrière.
- Veiller à l'application des obligations sociales et légales, en s'assurant du respect des normes en matière de droit du travail à échelle nationale et internationale.
- Assister au processus de recrutement : rédaction et diffusion des offres d'emploi, tri des candidatures, planification et participation aux entretiens.
- Organiser et superviser l'intégration des nouveaux employés ou bénévoles : création des dossiers, présentation de l'association, formation initiale.
- Participer au développement des compétences du personnel : planification des formations, suivi des besoins individuels et organisation des sessions de montée en compétence.
- Mettre en place et suivre des outils d'évaluation des performances et du bien-être des salariés et bénévoles.
- Faciliter la communication interne et contribuer à un environnement de travail positif et collaboratif.
- Gérer les dossiers de candidatures : réception, tri, enregistrement des dossiers dans l'application dédiée
- Transmettre les dossiers aux enseignants en vue des sélections
- Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour les admissions
4 - Support opérationnel :
- Coordonner les activités logistiques liées à l'organisation des formations :
- gestion des plannings, calendrier des formations, emplois du temps avec les enseignants, la directrice et les conservatoires.
- Attribuer et réserver les salles au regard des emplois du temps communiqués
- Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes
- Assurer une interface efficace avec les adhérents et partenaires extérieurs.
- Informer la communauté du planning et des modifications éventuelles par voie d'affichage, mailing...
- Gérer les demandes logistiques auprès des des services en lien avec l'institut : remise de clés, matériel, photocopies.
- Assurer la logistique des enseignants en cursus & master-class (déplacements,restauration, logement)
- Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.
