Assistant(e) administratif(ve) et comptable

SERVICE D'AFFECTATION
L'ISAT - Institut Supérieur de l'Automobile et des Transports - est en France la seule école publique d'ingénieurs spécialisée dans les métiers de l'automobile, de l'aéronautique et des transports.
Fondé en 1991, l'Institut Supérieur de l'Automobile et des Transports de Nevers est une école interne de l'Université de Bourgogne (Dijon) qui accueille environ 800 étudiants chaque année.
L'ISAT offre trois formations d'ingénieur habilitées par la Commission des Titres d'Ingénieur (génie mécanique & génie industriel), ainsi qu'un master international et un master de recherche.
Son site principal se situe au 49 rue Mademoiselle Bourgeois à Nevers.

MISSIONS
En lien avec la responsable d'antenne financière, les missions du-de la gestionnaire adjoint (e) consisteront à assurer la saisie des écritures de dépenses et/ou recettes et effectuer leur suivi d'un point de vue comptable et administratif.
En lien avec la responsable administrative, la missions du-de la gestionnaire adjoint (e) sera d'apporter une assistance administrative de secrétariat.

ACTIVITES PRINCIPALES
Traiter les commandes
- Réceptionner les devis et les demandes d'achats
- Etablir dans le logiciel comptable, les bons de commande correspondants
- Envoyer les documents validés aux fournisseurs
- Centraliser et enregistrer les pièces comptables (bons de livraison etc.)
- Classer les dossiers

Traiter et suivre les frais de déplacement
- Effectuer des réservations de trains / hôtels sur les plateformes dédiées
- Saisir les ordres de mission dans le logiciel comptable
- Vérifier les justificatifs de frais à rembourser
- Etablir les remboursements

Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Centraliser et organiser les différents documents
- Effectuer le suivi des bons de commande et des missions de leur création à leur liquidation
- Effectuer le rapprochement des différentes lignes comptables
- Mettre en forme les écritures pour leur exploitation analytique, comptable et budgétaire
Missions administratives
- Rédiger des courriers
- Organiser des réunions et rédiger leur compte-rendu
- Convoquer aux différentes instances
- Diffuser des informations par mail

MISSIONS ET ACTIVITES SECONDAIRES : Archiver les documents traités

COMPETENCES et SAVOIR-ETRE
Compétences en comptabilité privée ou publique
Compétence en gestion administrative
Connaître les règles de gestion administrative et budgétaire (connaissance requise ou à acquérir),
Maîtriser les outils bureautiques, notamment Word et Excel (connaissance requise),
Connaître le logiciel SIFAC serait un plus,
Capacité à s'adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels,
Capacité à se situer et à s'adapter à une organisation (travail en équipe),
Capacité à organiser son travail, à prioriser, à respecter les échéances
Esprit de synthèse
Savoir partager l'information et rendre compte,
Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
Être rigoureux

Un parcours de formations aux logiciels métier est organisé sur les premiers mois de la prise de fonctions.

Niveau CAP / BEP / Bac et plus, ou autre si expérience dans le domaine


Prise de poste ou début de contrat prévisible : 02/09/2024
Fin de contrat prévisible : 31/08/2025
Contrat (catégorie, durée, renouvelable ou non etc.) : CDD, renouvelable
Temps complet
Télétravail possible après période d'intégration
Environnement de travail et prestations :
- Salle de sport à disposition des personnels
- Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
- Adhésion possible à l'Amicale des personnels (équivalente à un CE)
- Forfait mobilité durable
- Prise en charge partielle de la mutuelle
- Nombreux jours de congés

CV et lettre de motivation à adresser en précisant l'intitulé ou la référence de l'offre, jusqu'au 04/08/2024