informations générales
Vos missions :
Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Support et de la Responsable de service Administratif et Financier :
- Vous établissez, réactualisez et diffusez aux Directeurs de Pôles le calendrier administratif (appels d'offres, subventions.) et veillez à son application ;
- Vous centralisez tous les éléments nécessaires concernant les appels d'offres et les demandes de subventions afin de pouvoir y répondre ;
- Vous êtes garant(e) de l'envoi des appels d'offres et des demandes de subventions dans les délais impartis ;
- Vous transmettez aux Directeurs de Pôles toutes les informations administratives les concernant ;
- Vous centralisez les documents concernant le patrimoine de l'Association ;
- Vous gérez les dossiers spécifiques qui vous sont confiés (demandes de travaux, accessibilité.) ;
- Vous participez à l'élaboration des procédures administratives ;
- Vous collaborez à la gestion des legs ;
- Vous gérez les dons en nature des entreprises et établissez les conventions de mécénat ;
- Vous traitez les tâches administratives diverses qui vous sont confiées (notes de services, préparation de réunions.).
En lien avec vos collègues :
- Vous gérez le parc locatif (environ 100 logements) : relations avec les bailleurs, les assurances, mise à jour des tableaux de suivi.
- Vous gérez le parc automobile (55 véhicules) : relations avec les assurances, mise à jour des tableaux de suivi. ;
- Vous gérez les dons (saisie, édition des reçus fiscaux, mise à jour du fichier) ;
- Vous traitez le courrier entrant et sortant (ouverture, tri, distribution des documents selon les besoins, affranchissement).
- Vous assurez l'accueil physique ;
- Vous assurez l'accueil téléphonique (remplacement de la personne en charge du standard en cas d'absence) ;
- Vous assurez les relations avec les fournisseurs concernant l'entretien courant du siège.
Votre profil :
Vous êtes titulaire d'un diplôme BAC+2 en gestion administrative ou comptable.
Vous avez des connaissances dans le domaine social et de l'insertion.
Vous maitrisez les outils bureautiques.
Vous maitrisez également les techniques d'appels d'offres et de procédures administratives.
Vous avez une parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
Vos aptitudes relationnelles, votre ouverture d'esprit et votre grande adaptabilité aux méthodes et aux personnes vous permettent de travailler dans un environnement très diversifié et de véhiculer l'image de l'Association à l'interne et à l'externe.
Vous assurez vos missions dans les délais impartis.
Vous savez travailler en équipe.
Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre dynamisme, votre grand sens de l'organisation et votre réactivité.
Vous savez faire preuve de discrétion concernant les données sensibles qui vous sont confiées.
Vous adhérez aux valeurs de l'Association.
Evolution possible.
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- Vous établissez, réactualisez et diffusez aux Directeurs de Pôles le calendrier administratif (appels d'offres, subventions.) et veillez à son application ;
- Vous centralisez tous les éléments nécessaires concernant les appels d'offres et les demandes de subventions afin de pouvoir y répondre ;
- Vous êtes garant(e) de l'envoi des appels d'offres et des demandes de subventions dans les délais impartis ;
- Vous transmettez aux Directeurs de Pôles toutes les informations administratives les concernant ;
- Vous centralisez les documents concernant le patrimoine de l'Association ;
- Vous gérez les dossiers spécifiques qui vous sont confiés (demandes de travaux, accessibilité.) ;
- Vous participez à l'élaboration des procédures administratives ;
- Vous collaborez à la gestion des legs ;
- Vous gérez les dons en nature des entreprises et établissez les conventions de mécénat ;
- Vous traitez les tâches administratives diverses qui vous sont confiées (notes de services, préparation de réunions.).
En lien avec vos collègues :
- Vous gérez le parc locatif (environ 100 logements) : relations avec les bailleurs, les assurances, mise à jour des tableaux de suivi.
- Vous gérez le parc automobile (55 véhicules) : relations avec les assurances, mise à jour des tableaux de suivi. ;
- Vous gérez les dons (saisie, édition des reçus fiscaux, mise à jour du fichier) ;
- Vous traitez le courrier entrant et sortant (ouverture, tri, distribution des documents selon les besoins, affranchissement).
- Vous assurez l'accueil physique ;
- Vous assurez l'accueil téléphonique (remplacement de la personne en charge du standard en cas d'absence) ;
- Vous assurez les relations avec les fournisseurs concernant l'entretien courant du siège.
Votre profil :
Vous êtes titulaire d'un diplôme BAC+2 en gestion administrative ou comptable.
Vous avez des connaissances dans le domaine social et de l'insertion.
Vous maitrisez les outils bureautiques.
Vous maitrisez également les techniques d'appels d'offres et de procédures administratives.
Vous avez une parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
Vos aptitudes relationnelles, votre ouverture d'esprit et votre grande adaptabilité aux méthodes et aux personnes vous permettent de travailler dans un environnement très diversifié et de véhiculer l'image de l'Association à l'interne et à l'externe.
Vous assurez vos missions dans les délais impartis.
Vous savez travailler en équipe.
Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre dynamisme, votre grand sens de l'organisation et votre réactivité.
Vous savez faire preuve de discrétion concernant les données sensibles qui vous sont confiées.
Vous adhérez aux valeurs de l'Association.
Evolution possible.
