Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Quelles seront vos missions ?
Vous avez la responsabilité de gérer les dossiers administratifs de l'agence, d'assurer le suivi des commandes et de la facturation et d'accueillir les personnes se présentant à l'agence.
Vos principales missions :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs et appelants.
- Participer aux réunions des Assistants Administratifs avec le siège social (services RH et paie).
- Inviter les participants aux réunions hebdomadaires et rédiger les comptes rendus
- Effectuer des commandes (formations, fournitures de bureaux.)
- Gérer les archives papiers et électroniques de l'agence et assurer leur bonne tenue (classement des documents)
- Diffuser les informations aux personnes concernées (panneau d'affichages de l'agence
- Gestion et suivi des commandes clients en lien avec les responsables de chantier
- Gestion et le suivi de la facturation clients (suivi comptable, administratif et relance)
- Gestion des avoirs
- Création et suivi des devis
- Assurer le suivi de chantier : gestion des avancements, imputation des heures travaillées, gestion administrative.
- Gérer et suivre les dossiers du personnel de l'agence (formations et habilitations, visites médicales, accueils.) sur les logiciels et outils dédiés (SIRH, e-Prev.), en lien avec les services du siège social (RH, Q3SE).
- Tenir le registre du personnel des salariés de l'agence.
- Saisir les pointages des ouvriers dans le logiciel (LSE Business suite -ERP-)
- Saisir les relevés de temps des encadrants, avec validation de la Direction de l'Agence.
- Saisir les pointages des ouvriers dans le logiciel (LSE Business suite -ERP-).
- Saisir les relevés de temps des encadrants, avec validation de la Direction de l'Agence.
- Suivre les congés des collaborateurs et les transmettre au service paie du siège social.
- Transmettre les acomptes des ouvriers au service paie du siège social, en s'appuyant sur les pointages.
- Être en lien avec les entreprises de travail temporaire (ETT) et faire le relais administratif entre les agences d'intérim et les responsables de chantier.
- Récupérer, vérifier et suivre les documents des intérimaires (identification, formations et habilitations, visites médicales, accueils, carte BTP, photo d'identité.), ainsi que leurs contrats, sur les logiciels et outils dédiés (PIXID, e-Prev.).
- Tenir le registre du personnel intérimaire sur les logiciels et outils dédiés (BTP, PIXID.).
- Suivi des dotations d'équipement des protections individuelles attribuées aux intérimaires et facturation auprès des entreprises de travail temporaire
- Suivre les dotations d'Équipements de Protection Individuels (EPI) attribués aux intérimaires et effectuer la facturation de ceux-ci auprès des ETT.
- Saisir les pointages des intérimaires pour leur paiement et la facturation des ETT, sur les logiciels et outils dédiés (BTP, PIXID.).
- Suivre et compléter les tableaux de suivi des intérimaires (durée d'intérim = 18 mois ; suivi à la semaine, formation.).
- Respect la confidentialité
- Respect des exigences anti-corruption, le système de management intégré SIEMO (santé, conformité) et le code de conduite

Ces missions pourront évoluer en fonction de votre profil et de vos compétences.

Votre Profil ?
Vous êtes titulaire d'un bac + 2 minimum, vous avez au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire (administratif et/ou RH).
Vous avez des compétences en suivi comptable et en ressources humaines ?
Vous avez le sens du service, du relationnel et le goût du travail d'équipe ?
Vous maitrisez les outils informatiques et le pack Office ?
Vous souhaitez mettre en avant votre savoir être, votre motivation et votre capacité d'adaptation ?
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre rigueur ?