Assistant(e) administratif(ve) et comptable

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE :
HAUTIER IP est un cabinet de conseil en propriété intellectuelle qui intervient auprès des entreprises pour protéger, défendre et valoriser leurs innovations, leurs créations et leurs marques. Nous sommes implantés à Nice (siège social), Grenoble et Monaco.
Avec près d'une trentaine de collaborateurs juristes, ingénieurs, et administratifs spécialisés en propriété intellectuelle, HAUTIER IP est un acteur de référence qui intervient auprès d'une clientèle prestigieuse tant en France qu'à l'étranger.
Nos clients sont principalement des groupes internationaux, des laboratoires de recherche, des start-ups et des PME innovantes. Nous travaillons également pour des avocats étrangers qui se tournent vers nous pour protéger en Europe les innovations de leurs clients.
Nous basons notre relation avec nos collaborateurs et nos clients sur la confiance ainsi que sur un haut niveau d'engagement, d'exigence et
d'expertise.

HAUTIER IP c'est aussi :
- Une équipe dynamique d'une trentaine de personnes réparties à Nice, Grenoble et Monaco ;
- Une bonne ambiance de travail ;
- Des avantages pour ses collaborateurs : 12 jours de RTT par an, 6 jours de congés pour enfants malades, une prise en charge de la mutuelle et des frais de transport à 50%, une offre CE avec des réductions toute l'année sur des enseignes de la vie quotidienne, de mode, de loisirs,

DESCRIPTION DU POSTE :
Nous recrutons en CDI un(e) Assistant(e) administratif(ve) Procédures et Facturation Brevets. Au sein du service administratif des brevets, il vous sera confié les missions suivantes :

Missions administratives :
Assurer l'accueil téléphonique des clients
Préparer des documents à destination des clients (courriers, présentations)
Dépôt de demandes de brevets et gestion des délais d'extensions sous priorité (en France et à l'étranger)
Traiter les réclamations clients
Gestion des notifications émises par les Offices de PI durant la procédure d'examen (transmission, préparation des réponses, ...)
Exécution des formalités de délivrance de brevets (acquittement des taxes officielles, ordres aux agents étrangers, ...)
Préparation des dossiers de subventions
Suivi de portefeuilles brevets de start-ups et clients grands groupes
Gestion des demandes d'opt-out (Juridiction Unifiée des Brevets)

Facturation :
Emission des factures sur le logiciel SAGE 100
Saisie écritures règlements clients
Enregistrer et vérifier les coordonnées clients
Réception et classements des bons de commandes
Traitement de la facturation d'un portefeuille clients
Dépôt des factures selon le format et/ou la plateforme dématérialisée et suivi
Contrôler et classer les factures reçues (factures fournisseurs),
Gérer la relance des factures impayées
Réalisation de budgets estimatifs à court et moyen termes & assurer leur suivi
Clôtures mensuelles à respecter selon le calendrier

Pour réussir dans vos missions, nous vous apporterons :
Une formation dès la prise de poste sur nos processus internes afin que vous puissiez les comprendre et les gérer en autonomie ;
Une intégration adaptée à votre profil ;

VOTRE PROFIL
Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes quelqu'un qui sait faire preuve de proactivité, de rigueur et d'organisation dans le travail ;
- Votre sens du relationnel, votre intégrité et votre optimisme font de vous une personne en qui la confiance est de mise.
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques et notamment du Pack Office et Excel ;
- Vous êtes titulaire d'un BAC +2 dans le domaine de la gestion, comptabilité ou bien l'assistanat.
- Vous disposez idéalement d'une première expérience réussie sur une fonction administrative, commerciale ou équivalente ;

Nous étudierons toutes les candidatures, dont celles des personnes en situation de handicap.
La lettre de motivation est requise en supplément du CV pour l'évaluation de votre candidature.