Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Le poste d'Assistant Administratif et Commercial s'articule autour de 3 piliers :
- Suivi Administratif
- Orientation Clients
- Processus métiers

Vous serez au cœur de notre organisation, contribuant directement à l'efficacité et à l'optimisation de nos services et concourant à une expérience Client réussie.

En rejoignant awitec, vous aurez la possibilité de travailler dans un environnement stimulant et en pleine croissance, où chaque jour offre de nouvelles opportunités d'apprentissage et de développement.

Suivi Administratif
- Référencement et mise à jour des offres de formation sur l'ensemble des plateformes (OPCOs, CPF, France Travail,...)
- Gestion administrative des Stagiaires sur l'ensemble des plateformes (assistance à l'inscription, saisie des entrées, sorties, bilans. )
- Edition, transmission et classement des justificatifs de formation (attestations d'entrée en formation, certificats de réalisation.)
- Collecte et dépôt de l'ensemble des éléments justificatifs de formation au cours des formations (ex : déclaration mensuelle d'assiduité pour les Demandeurs d'emploi, .)
- Collecte et classement des éléments justificatifs pour la facturation des formations (feuilles de présence, attestations d'assiduité, .)
- Gestion des déclaratifs liés à l'univers de la formation (ex : BPF Bilan Pédagogique et Financier annuel, .)
- Facturation
- Relances Client post-facturation
- Gestion des contrats fournisseurs
- Règlements fournisseurs
- Rapprochements bancaires
- Collecte et classement les éléments justificatifs pour la bonne tenue de la comptabilité

Orientation Clients
- Appels des Prospects (Demandes clients pour nos offres de Formation, Participants à nos actions : Webinaires, Partenariats, .)
- Réalisation des Devis Client
- Réalisation des Propositions client (Contrats, Conventions, Plans de Formation, .)
- Assistance des clients dans la structuration des dossiers de financement
- Suivi des dossiers de financement
- Relances clients (Appels, SMS, Whatsapp, Emailing, .)
- Mise à jour des dossiers de suivi Clients (CRM, Tableurs, .)
- Mise à jour de l'ensemble des éléments structurants pour la performance de la vente dans le logiciel de CRM (Contacts, Transactions de vente, Modèles d'emails, Blocs de texte, Réunions, Appels, Tâches, Documents, Rapports, .)

Processus métiers
- Veille sur les Appels d'Offre
- Assistance pour les réponses aux Appels d'Offre
- Veille sur l'ensemble des dispositifs de formation ou des dispositifs de financement des formations
- Mise en oeuvre des process dans le respect de la chaîne de valeur
- Documentation, mise à jour et optimisation et des processus
- Veille sur les outils et solutions pour l'optimisation des processus
- Suivi au quotidien des tâches et des projets dans les outils dédiés

Le profil recherché
- A l'aise avec le télétravail
- Expérience significative de 1 an minimum dans l'assistanat, la gestion et le relationnel client
- De grandes qualités relationnelles, d'empathie, d'écoute pour guider le client afin de trouver une solution qui réponde à ses besoins
- Dynamisme et Réactivité
- Curiosité (envie d'apprendre et d'innover)
- Sens de l'initiative et de l'organisation
- De grandes qualités de concentration
- Une extrême minutie dans les tâches réalisées
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à structurer et organiser un grand nombre d'informations
- Capacité à s'organiser et à travailler en autonomie
- Maîtrise ou appétence pour les outils bureautiques, collaboratifs ou de productivité
- Connaissance des logiciels ou plateformes formation (EDOF, Kairos, Plateformes des Opcos, ou d'autres Donneurs d'ordre, .)
- Esprit d'Équipe
- En phase avec nos valeurs (cf. ci-dessous)

Une appétence pour la Communication et le Digital sont des atouts supplémentaires pour cette mission.