Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Le poste est basé à Tours dans les locaux de TAT SERVICES sans télétravail (les missions nécessitent une présence sur site : Parc de L'Aéronef à Tours Nord, 25 rue de la Milletière).

TAT SERVICES est une foncière de bureaux avec des actifs à Paris, Tours et Le Mans, totalisant plus de 100 baux et 60 000 m² de surface sur une vingtaine d'immeubles.

La société TAT est l'actionnaire historique de la société Sabena technics, qui est un des leaders de la maintenance aéronautique en Europe et travaille pour et avec les grands donneurs d'ordre du secteur (Airbus, Thales, Dassault) ainsi que pour et avec des clients militaires et étatiques.

Le (la) candidat(e) idéal(e) pour ce poste réussira dans ce rôle s'il possède à la fois des connaissances et une profondeur technique sur l'entreprise TAT SERVICES et l'industrie immobilière. Ceci est essentiel car il/elle jouera un rôle important dans le processus de gestion locative et commerciale, travaillant avec plusieurs personnes au sein de l'équipe de gestion locative et en relation avec le service comptable, sous la supervision directe du Directeur Général de TAT SERVICES.

En conséquence, il ou elle s'appuiera sur l'expérience du Directeur Général, d'un technicien sénior, d'une Directrice des moyens généraux et de deux assistantes de gestion locative et commerciale.

Responsabilités
- Gérer les opérations quotidiennes
- Travailler avec l'equipe de gestion locative et commerciale
- Répondre aux demandes des clients et des fournisseurs

Qualifications
- Baccalauréat ou experience équivalente
- Microsoft Office (Outlook, Excel, Word)
- Organisé(e)
- Des compétences en immobilier commercial et/ou gestion administrative seraient appréciées

Description du poste
Le ou la candidate assure la gestion technique au titre des travaux d'entretien et de rénovation. Il ou elle déclare et gère les sinistres multirisques immeubles et dommages ouvrages. Il ou elle planifie et supervise et suit (dans un outil informatique spécialisé : Dimo Maint) la maintenance, accompagne les équipes intervenantes et gère les services généraux (contrôles périodiques, systèmes de sécurité incendie, contrôles d'accès, espaces verts, etc). Il ou elle valide les facture de maintenance (dans un outil informatique spécialisé et partagé avec les équipes comptables) et suit ainsi les dépenses. Il ou elle évalue les prestataires, le rapport qualité/prix, négocie et optimise les contrats annuels et les investissements ponctuels (réparations) sous la supervision du Directeur Général.

Fournisseurs
Appels d'offres et négociation des contrats de maintenance, de fourniture et des devis d'installation/remplacement de gros équipements :
- Contrôles périodiques (autrement dit, les vérifications obligatoires)
- CVC (climatisation, ventilation, chauffage)
- Fluides (électricité, eau),
- Ascenseurs,
- Missions ponctuelles des bureaux de contrôle,
- Sécurité incendie
- Contrôles d'accès
- Demandes ponctuelles des locataires
- Gestion et émission des des demandes de dépannages

Gestion et suivi des contrats de maintenance : vérification des paramètres techniques et financiers, suivi des renouvellements, dénonciations éventuelles de contrats, respect des échéances contractuelles (contrats, devis, suivi des interventions, pointage des factures)

Suivi de maintenance
- Mise en place et saisie des informations de suivi de maintenance des bâtiments dans l'outil informatique DIMO MAINT.
- Contrôle des prestations contractuelles et signature des PV de réception de chantiers

Assurance, bâtiments et flotte automobile
- Gestion des contrats d'assurance (contrats dits "propriétaires non occupants" = PNO) et des contrats d'assurance de la flotte Automobile
- Déclarations de sinistres PNO et déclarations des sinistres DO (Dommage Ouvrage)