Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Voilà 40 ans qu'ATLAM Environnement apporte ses expertises et conseils dans le domaine de l'environnement, avec la conviction et l'ambition de contribuer à apporter du sens dans les projets d'aménagement.
Le bureau d'études est en forte croissance. Une nouvelle organisation est mise en place avec le développement et l'utilisation d'outils de gestion.

ATLAM recrute un/e assistant/e et vous propose de rejoindre une équipe dynamique et solidaire.
Vous avez une bonne expérience à un poste d'assisant/e administratif/ve / et commercial/e, des aptitudes à apprendre vite, vous faites preuve d'adaptabilité et de réactivité, vous aimez le travail en équipe et avez une sensibilité au développement durable, ce poste est fait pour vous !

Descriptif du poste

L'assistant/e, assurera, sous la responsabilité de la directrice et en lien avec le président du bureau d'études et de son assistante, les missions suivantes :

1. Gestion commerciale
- Saisie des devis et commandes sur les outils dédiés
- Facturation clients
- Suivi de la facturation
- Transmission des factures (dont dépôt sur CHORUS)
- Relance des clients
- Suivi, veille appels d'offres
- Préparation des pièces administratives en réponses aux appels d'offre
- Dépôt des offres sur les plate-formes dédiées et/ou envoi aux clients

2. Gestion de l'agenda et des priorités

3. Communication interne et externe
- Filtrage des communications : Gérer les appels téléphoniques, les emails et autres correspondances (courriers.).
- Rédaction de documents : Rédiger des lettres, comptes rendus, rapports, notes de service, et autres communications nécessaires pour la direction.
- Communication avec les partenaires externes : Assurer les relations avec les clients, fournisseurs (véhicules, locaux notamment), partenaires, et autres interlocuteurs extérieurs.
4. Organisation des réunions et événements

5. Gestion des dossiers et de l'administratif
- Classement et archivage : Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et confidentiels.
- Suivi des dossiers : Suivre l'avancement des projets, des dossiers ou des actions en cours pour la direction.
- Gestion des fournitures : Commander et gérer les fournitures de bureau.

6. Support à la gestion des projets
- Coordination des projets : Suivre l'avancement des projets internes et soutenir la direction dans leur gestion quotidienne.
- Préparation de présentations : Créer des supports de présentation pour les réunions, les événements, ou les rapports à la direction.
- Suivi des actions et des deadlines : Assurer le suivi des actions définies dans le cadre des projets en cours.

7. Suivis comptables et sociaux
- Transmission des éléments comptables mensuels au service de gestion de la société mère
- Liens et échanges avec la société mère
- Paie/RH (suivi des absences, transmission des éléments constitutifs de la paie à la société mère ou, visites médicales.)

8. Relations humaines et gestion des ressources
- Gestion et agrémentation du planning

COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Bonne maitrise des marchés publics et appels d'offres.
- Utilisation d'un CRM.
- Bonne maîtrise des logiciels de gestion de projet et de communication (Teams, NaoConcept .).
- Bonne maîtrise du français écrit et oral.

QUALITES
- Organisation et anticipation.
- Discrétion et confidentialité.
- Autonomie et réactivité.
- Capacités d'adaptation et de communication.
- Dynamisme.
- Polyvalence.

Détail du poste à pourvoir
- Poste : CDI
- Rémunération : 23 000 € à 25 000 € annuel brut selon profil et expérience
- Lieu de travail : LA ROCHE SUR YON, 11 rue Benjamin FRANKLIN
- Déplacement : non
- Rémunération : Entre 2000 € et 2500 € Selon expérience.
- Véhicule de fonction : Non.
- Horaire : Horaires collectives (accord temps de travail).
- Travail en autonomie.