Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

AC2M Menuiserie, recherche son/sa assistant polyvalent

MISSIONS PRINCIPALES
1. Gestion comptable et administrative
- Assurer la gestion des factures clients et fournisseurs (émission, réception, contrôle, suivi, relance et traitement) et des autres pièces et éléments comptables
- Tenir à jour les obligations financières et fiscales de l'entreprise.
- Coordonner les opérations avec l'expert-comptable et les institutions bancaires.
- Gérer les notes de frais et assurer le suivi des demandes administratives.
- Archiver et classer des documents administratifs et commerciaux.
- Mettre à jour les tableaux de bord comptables et proposer des optimisations financières.
2. Suivi des ventes et gestion des devis
- Envoyer et suivre les devis en coordination avec le bureau d'étude et la direction.
- Relancer les clients pour assurer la validation des devis et le suivi des modifications.
- Coordonner la rédaction des devis en collaboration avec les fournisseurs et suivre les propositions.
- Après quelques semaines, réaliser certains devis
3. Coordination et suivi des opérations
- Gérer les stocks de matières premières : inventaire et réapprovisionnement
- Suivre la maintenance technique et sécuritaire des équipements.
- Organiser et mettre à jour les tableaux de bord opérationnels.
4. Gestion commerciale et prospection
- Gérer les contacts entrants (téléphone, email, visites) et assurer une première qualification des besoins clients.
- Coordonner les rendez-vous commerciaux et suivre leur avancement.
- Participer à la mise en place et au suivi des actions marketing (prospectus, campagnes, présence en ligne).
- Assurer la gestion et le suivi des relations avec les partenaires et architectes.
- Participer à l'élaboration de supports commerciaux et assurer leur diffusion.
5. Gestion des ressources humaines
- Au travers du logiciel RH/Paie (Silae), suivre les heures de travail, les éléments variables de paie et assurer la liaison avec les administrations et le prestataire RH/Paie.
- Mettre à jour les obligations légales et les registres du personnel (entrées/sorties, congés, visites médicales).
- Coordonner les stages et apprentissages (recrutement, suivi des contrats, relation avec les écoles).
6. Services généraux
- Réceptionner et envoyer le courrier.
- Gérer les fournitures et achats diverses.
- Assurer le suivi et le contrôle des conditions de propreté et d'organisation interne.
- Proposer des améliorations pour optimiser les processus internes.

COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques :
- Solides connaissances en comptabilité, gestion administrative et administration des ventes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, ERP, logiciels de gestion commerciale et comptable).
- Capacité à suivre et analyser les indicateurs de performance.
- Connaissance des processus de facturation et de gestion des devis.
Compétences organisationnelles :
- Rigueur et sens du détail.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, ses priorités et respect des délais.
- Proactivité.
Compétences relationnelles :
- Bon relationnel et esprit d'équipe.
- Sens du service client et capacité de communication.
- Discrétion et confidentialité.