Assistant(e) administratif(ve) collectivités territoriales

Sous la responsabilité du Directeur, il/elle assiste le pilotage, le suivi, la gestion administrative et opérationnelle des opérations, et pilote notamment les études pour la réalisation des projets, conçoit les marchés et les dossiers de consultation des entreprises et des prestataires des opérations. Il/elle est référent en matière de marchés, sur les aspects juridiques et réglementaires et assure le conseil auprès des membres de l'équipe. Il/elle prépare le suivi administratif et financier des opérations comprenant notamment le bilan sur le logiciel GO7. Assurer le secrétariat opérationnel
Assurer les relations téléphoniques, électroniques
Saisir et/ou rédiger et frapper les documents (compte-rendu, rapports, .)
Constituer et classer les dossiers
Tenir les agendas et organiser les déplacements et réunions
Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs
Assister le(s) chargé(s) d'opérations lors de la consultation et du déroulement
administratif et financier des marchés, ainsi que des opérations dans le logiciel de
gestion des marchés depuis la notification jusqu'au décompte général
Assister le(s) chargé(s) d'opérations pour le contrôle de l'exécution des marchés de
travaux, études, maîtrise d'œuvre, prestations de services, sous-traitance, avenant
(vérification des décomptes mensuels et généraux, gestion des garanties bancaires et
des modalités de financement des contractants, agrément des sous-traitants.)
Assistance à l'établissement des documents financiers en conformité avec la
législation
Constituer les dossiers techniques de lancement des marchés en collaboration avec
le(s) chargé(s) d'opérations
Préparer les tableaux d'analyse des candidatures et des offres
Contrôler et suivre les marchés d'un point de vue technique de la passation à la
clôture administrative et financière (réception, DGD, .)
Participer au contrôle des situations de travaux et d'honoraires et des mises en
règlements
Participer au suivi du budget de l'opération (bilan, appel de fonds, facturation,
élaboration et suivi des dossiers de demande de subvention)
S'assurer de la bonne fin de l'opération et en réaliser la clôture (concessions) ou
préparer les parties opérationnelle et techniques du dossier pour clôture à réaliser par le
service administratif et financier (mandats)
Participer à la préparation des réunions de lancement de projet, de suivi, de recueil
d'avis, d'information restreinte ou publique, d'élaboration des plannings
Assurer les relations avec les différents intervenants et partenaires associés à
l'opération (architectes, bureaux d'études, entreprises, administrations, .) et veiller au
respect des engagements (objectifs, qualité, délais).
S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe
Participer aux échanges sur le montage d'opérations et les montages publics/privés
Contribuer à la rédaction et le suivi des contrats (mandats, marchés publics, actes
d'acquisition.)
Garantir la mise en place des procédures
Participer au suivi des litiges et des contentieux
Définir les objectifs attendus par le donneur d'ordre
Quantifier l'étude en termes de délais, de moyens financiers et hommes
Définir et rechercher les sources d'informations utiles
Mettre en place une procédure adaptée et des outils fonctionnels à la recherche, au
recueil et au traitement des données utiles
Agréger les informations, les étudier et les synthétiser
Préparer et participer à l'animation des comités techniques et de pilotage
Analyser les informations compilées pour en extraire les forces, faiblesse et
problématiques composant le projet
Mettre en avant des hypothèses de travail suite au diagnostic
Présenter les résultats de l'étude et les préconisations attendues au donneur d'ordre
Veiller à la bonne prise en compte des conclusions des études dans la phase
opération