Assistant(e) administratif(ve) collectivités territoriales

Sous l'autorité de la directrice de l'administration générale (DAG), vous organisez et garantissez la bonne marche administrative des instances de la collectivité et vous assistez le directeur général des services (DGS), la DAG et les chargés de missions dans leurs missions et dans l'organisation de leur travail.
-Secrétariat des assemblées : gérer et suivre les instances de la collectivité (conseil communautaire, bureau communautaire, conseil d'administration du CIAS, Commission Locale d'Evaluation des Charges Transférées (CLECT).
-Piloter l'organisation matérielle des instances (réservation de salle, matériel, feuille de présence.)
-En collaboration étroite avec tous les services, participer à la gestion des instances
oElaborer l'ordre du jour, la convocation
oPréparer tous les documents nécessaires pour la séance (rapports, diaporama de présentation aux élus,
oTransmettre les convocations, les dossiers annexes et les rapports dans les délais
-Assurer la gestion administrative
oFormaliser, mettre en forme, en signature et dématérialiser les actes transmissibles (délibérations, conventions,
contrats, baux.)
oRendre les actes exécutoires et les notifier
oRédiger, mettre en forme et communiquer le compte-rendu et procès-verbal de la séance
oOrganiser et contrôler l'affichage légal et la publication des actes
-Mettre en place des outils de gestion et de suivi des instances (tableau de bords)
-Secrétariat de direction et pôle « chargés de missions »
-Les assister dans leurs missions
-Réaliser des tâches de secrétariat
-Gérer des tableaux de suivis d'activités (planning, délibérations.)

Missions secondaires :
-Accueillir et orienter le public
-Gérer les appels téléphoniques, accueillir, informer et orienter les usagers, élus, agents
-Gérer le courrier : enregistrement, répartition.