informations générales
Ille-et-Vilaine
En contact permanent avec le Directeur de Cabinet, les élu-e-s de l'exécutif, les Président.e.s des groupes politiques, il s'agit de
permettre un appui quotidien à l'activité, auprès du Directeur de Cabinet du Président, de la chefferie de Cabinet, en lien avec
la Direction Générale des Services, les directions du Conseil régional et des partenaires extérieurs. Cette action est menée sous
la responsabilité fonctionnelle directe du Directeur de Cabinet à qui il est rendu compte de l'activité.
Il s'agit de contribuer à la mise en œuvre des moyens utiles à l'exercice de l'activité quotidienne. Cette contribution consiste :
- En une assistance auprès du Directeur de cabinet et de ses collaborateurs,
- En la recherche de coordination des éléments utiles pour assumer les rendez-vous relevant de ses fonctions,
- En la recherche de synergie entre les différents acteurs, interne (cabinet, administration, groupes politiques), comme
à l'externe.
- De toute autre mission proposée destinée à permettre la mise en œuvre des orientations souvent déterminées par
l'urgence,
Par ailleurs, en lien avec les secrétariats du ou des élu-e-s membre du bureau de l'exécutif il s'agit de veiller à la bonne
organisation du transfert des informations nécessaires aux réunions organisées par le Directeur de Cabinet.
ACTIVITES ET COMPETENCES
Assurer le secrétariat
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
- Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements
- Organiser, prendre des rendez-vous, tenir à jour et coordonner les agendas
- Préparer, organiser, élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents
- Participer à l'organisation d'événements ponctuels (forums, séminaires)
Coordonner l'accueil et le courrier
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (renseignement des interlocuteurs, réception, filtre et transmission des
messages téléphoniques et des courriels.)
- Transmettre et gérer les messages en hiérarchisant l'urgence
- Gérer le courrier entrant-sortant et le courrier électronique
- Assurer et suivre le respect des délais de réponse
Participer à l'organisation administrative du secrétariat
- Coordonner et diffuser les informations au sein du Cabinet
- Organiser et gérer le stock de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes
- Gérer la flotte mobile et informatique
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
En lien avec les élu.e.s
- Recenser les présences des élu.e.s au Bureau de l'Exécutif et à la Commission permanente
- Prise en note des échanges en Bureau de l'Exécutif et rédaction du compte-rendu
- Organisation des pré-commissions / réunions préparatoires des sessions
COMPETENCES REQUISES
Discrétion et confidentialité
Qualités relationnelles et diplomatie
Qualité d'expression orale
Savoir analyser et reformuler une demande
Autonomie
Capacité d'anticipation et réactivité
Capacité à rendre compte
APTITUDES
Réactivité et adaptabilité
Disponibilité et confidentialité
RELATIONS HIERARCHIQUES
- L'agent dépend directement de (n + 1) du Directeur de cabinet
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Au sein de la Direction du cabinet
- Au sein de la direction générale
- Au sein de la collectivité
- Partenaires extérieurs
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenairepermettre un appui quotidien à l'activité, auprès du Directeur de Cabinet du Président, de la chefferie de Cabinet, en lien avec
la Direction Générale des Services, les directions du Conseil régional et des partenaires extérieurs. Cette action est menée sous
la responsabilité fonctionnelle directe du Directeur de Cabinet à qui il est rendu compte de l'activité.
Il s'agit de contribuer à la mise en œuvre des moyens utiles à l'exercice de l'activité quotidienne. Cette contribution consiste :
- En une assistance auprès du Directeur de cabinet et de ses collaborateurs,
- En la recherche de coordination des éléments utiles pour assumer les rendez-vous relevant de ses fonctions,
- En la recherche de synergie entre les différents acteurs, interne (cabinet, administration, groupes politiques), comme
à l'externe.
- De toute autre mission proposée destinée à permettre la mise en œuvre des orientations souvent déterminées par
l'urgence,
Par ailleurs, en lien avec les secrétariats du ou des élu-e-s membre du bureau de l'exécutif il s'agit de veiller à la bonne
organisation du transfert des informations nécessaires aux réunions organisées par le Directeur de Cabinet.
ACTIVITES ET COMPETENCES
Assurer le secrétariat
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
- Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements
- Organiser, prendre des rendez-vous, tenir à jour et coordonner les agendas
- Préparer, organiser, élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents
- Participer à l'organisation d'événements ponctuels (forums, séminaires)
Coordonner l'accueil et le courrier
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (renseignement des interlocuteurs, réception, filtre et transmission des
messages téléphoniques et des courriels.)
- Transmettre et gérer les messages en hiérarchisant l'urgence
- Gérer le courrier entrant-sortant et le courrier électronique
- Assurer et suivre le respect des délais de réponse
Participer à l'organisation administrative du secrétariat
- Coordonner et diffuser les informations au sein du Cabinet
- Organiser et gérer le stock de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes
- Gérer la flotte mobile et informatique
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
En lien avec les élu.e.s
- Recenser les présences des élu.e.s au Bureau de l'Exécutif et à la Commission permanente
- Prise en note des échanges en Bureau de l'Exécutif et rédaction du compte-rendu
- Organisation des pré-commissions / réunions préparatoires des sessions
COMPETENCES REQUISES
Discrétion et confidentialité
Qualités relationnelles et diplomatie
Qualité d'expression orale
Savoir analyser et reformuler une demande
Autonomie
Capacité d'anticipation et réactivité
Capacité à rendre compte
APTITUDES
Réactivité et adaptabilité
Disponibilité et confidentialité
RELATIONS HIERARCHIQUES
- L'agent dépend directement de (n + 1) du Directeur de cabinet
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Au sein de la Direction du cabinet
- Au sein de la direction générale
- Au sein de la collectivité
- Partenaires extérieurs
