Assistant(e) administratif(ve) collectivités territoriales

Le CIAS du Pays Fouesnantais recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). L'agent assure l'accueil des résidents, des familles et du public au sein de l'établissement. Il participe au bon fonctionnement des EHPAD et a en charge la constitution et le suivi des dossiers administratifs des résidents.

Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique :
- Réceptionner, orienter et transmettre les communications téléphoniques
- Prendre des messages et en assurer la transmission
- Accueillir toute personne se présentant à la résidence (visiteurs, professionnels extérieurs, familles.)
- Faire visiter l'établissement à la demande

Accompagnement des personnes accueillies et de leur famille :
- Participer à l'accueil des nouveaux résidents
- Constituer et suivre les dossiers administratifs des résidents
- Effectuer les déclarations auprès des organismes suite aux entrées et sorties
- Donner des renseignements nécessaires : APA, APL, Aide Sociale
- Orienter vers les organismes appropriés : CLIC, Département, CAF .
- Assurer le suivi des absences et hospitalisations
- Assurer l'envoi de données mensuelles à la CPAM
- Gérer les RDV socio-esthétiques et paramédicaux des résidents
- Clôturer les dossiers des résidents (sortie, décès.)

Gestion administrative :
- Gérer les courriers à destination des services, des agents et des partenaires : réception, tri, enregistrement, distribution et traitement
- Tenir le registre des entrées/sorties
- Réaliser et mettre en forme des documents, en assurer la diffusion ainsi que le classement et l'archivage
- Gérer la liste des demandes d'admission et assurer le relais d'informations auprès de la directrice adjointe et l'IDEC
- Gérer et mettre à jour les données informatiques
- Tenir des statistiques (ANAP, EPRD.)
- Assurer un soutien administratif à l'équipe de direction

Gestion comptable :
- Assurer la facturation des loyers des résidents chaque mois
- Assurer la facturation trimestrielle des aidés sociaux
- Tenir la Régie de dépenses et assurer les enregistrements comptables
- Assurer le traitement comptable des factures

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public.

Profils recherchés
Connaissances :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des techniques d'accueil
- Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD
- Connaissance en comptabilité publique
Logiciels utilisés : Netsoins, Berger Levrault

Expérience savoir-faire :
- Recueillir et exploiter des données avec méthode
- Accueillir un public diversifié
- S'exprimer correctement
- Rendre compte
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre capable de résister à la pression de la demande et l'organiser

Savoir-être :
- Ecoute
- Disponibilité
- Adaptabilité
- Courtoisie
- Polyvalence
- Organisation
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
- Respect de la hiérarchie