Assistant(e) administratif(tive) de projet

Nous recherchons un(e) gestionnaire administratif(ive) pour notre équipe support à la certification.
Le rôle principal consiste à assurer l'efficacité des actions liées à la certification, en garantissant la conformité et la qualité des dossiers clients, certificats et outils de gestion. Vous soutiendrez les chefs de projet certification, gérerez les demandes clients de manière proactive et assurerez une communication fluide pour renforcer la satisfaction client.

Quel sera votre quotidien ?
Dans ce rôle, vous intégrerez une équipe de 10 personnes, avec pour mission la gestion administrative des dossiers de certification. Vous serez impliqué dans plusieurs processus clés, tels que la gestion des contrats, l'échange de documents officieux, la création de certificats, ainsi que la mise à jour des différents outils utilisés dans notre travail quotidien. Votre attention aux détails et votre capacité à gérer des tâches multiples seront essentielles.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet certification et d'autres membres de l'équipe, tout en étant en contact direct avec nos clients. Voici les principales responsabilités liées à votre poste :

- Assistance technique avancée à la mise en œuvre des actions de certification :
Assurer le bon déroulement des actions de certification, en respectant les objectifs, instructions et procédures qualité définis. Collaborer avec les chefs de projet pour garantir la conformité des processus de certification. Fournir un soutien technique aux équipes et participer à la formation interne si nécessaire.

-Gestion avancée des dossiers clients :
Créer, mettre à jour et archiver les dossiers clients en garantissant leur conformité avec les normes de certification et les procédures internes. Maintenir la précision et la sécurité des informations relatives aux clients. Proposer des actions d'amélioration pour optimiser les processus de certification et la gestion des dossiers.

-Gestion experte des certificats : Assurer la gestion des certificats dans la base de données, de la création à la mise à jour, tout en respectant les exigences réglementaires. Superviser le renouvellement des certificats et mettre en place des actions correctives pour résoudre d'éventuels problèmes.

-Mise à jour des outils de gestion :
Mettre à jour et maintenir les outils de gestion en conformité avec les procédures internes. Aider les collègues dans l'utilisation et la mise à jour des outils lorsque nécessaire. Participer à l'archivage des dossiers clients pour garantir un accès rapide et efficace aux informations.

- Soutien avancé aux chefs de projet certification :
Fournir un soutien opérationnel aux chefs de projet certification, gérer leurs agendas et organiser des réunions. Assurer la gestion des communications internes et externes liées aux projets de certification. Garantir la bonne organisation du classement et de la sauvegarde des documents.

-Gestion avancée des demandes clients : Traiter les demandes clients de manière proactive en fournissant des réponses précises et rapides. Diriger les demandes vers les interlocuteurs appropriés
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