informations générales
Saïx
Spécialisée dans l'organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & Expositions.
VOS MISSIONS
Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires.
Administratives et budgétaires :
Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l'agence
Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet
Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements
Consulter les hôteliers et négocier des tarifs
Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement
Logistique :
Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique
Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès
Aider à l'installation et au démontage lors du projet
Assurer l'accueil sur place
Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations
Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles
Administration des ventes :
Prendre les appels entrants (standard commercial)
Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors
Envoyer les emailings d'invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone
Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand
Élaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique
Gérer la coordination sur place
Communication (taches ponctuelles) :
Traduire des textes entre le français et l'anglais
Préparer les HTML des procédures accueil
Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress
Préparer les fichiers Excel en vue de la réalisation des emailings
Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux
Cette liste n'est pas exhaustive.
VOTRE PROFIL
Très bon niveau d'anglais exigé
Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet
Connaissances de Zoom et autres systèmes de visioconférences appréciées
Méthodologie de gestion de projet
Technique de communication
Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe
Méthode de classement et d'archivage
Maîtrise de l'accueil téléphonique
Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle
VOS PERSPECTIVES D'ÉVOLUTION
Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue
Déplacements ponctuels Permis B exigé
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVOS MISSIONS
Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires.
Administratives et budgétaires :
Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l'agence
Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet
Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements
Consulter les hôteliers et négocier des tarifs
Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement
Logistique :
Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique
Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès
Aider à l'installation et au démontage lors du projet
Assurer l'accueil sur place
Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations
Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles
Administration des ventes :
Prendre les appels entrants (standard commercial)
Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors
Envoyer les emailings d'invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone
Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand
Élaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique
Gérer la coordination sur place
Communication (taches ponctuelles) :
Traduire des textes entre le français et l'anglais
Préparer les HTML des procédures accueil
Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress
Préparer les fichiers Excel en vue de la réalisation des emailings
Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux
Cette liste n'est pas exhaustive.
VOTRE PROFIL
Très bon niveau d'anglais exigé
Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet
Connaissances de Zoom et autres systèmes de visioconférences appréciées
Méthodologie de gestion de projet
Technique de communication
Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe
Méthode de classement et d'archivage
Maîtrise de l'accueil téléphonique
Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle
VOS PERSPECTIVES D'ÉVOLUTION
Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue
Déplacements ponctuels Permis B exigé
