informations générales
Périgny
MISSION :
L'assistant(e) assiste administrativement le département Commercial et Marketing afin d'en optimiser la gestion. Il/elle soutient l'équipe dans la gestion administrative de leurs activités et assure le suivi de l'intégration des nouveaux arrivants sur les aspects administratifs et logistiques.
Il/Elle reporte au directeur Business Unit France.
ACTIVITES :
Gestion administrative du département :
- Assurer le suivi des différents dossiers du département
- Gérer l'agenda et l'organisation des déplacements de l'équipe Commerciale et Marketing.
- Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes du département dans le respect des politiques et procédures en vigueur
- Support ad hoc à l'organisation d'évènements ou la participation à des séminaires/congrès
- Gérer les agendas, la prise de rdv
- Assurer les commandes de fournitures et matériels et leur suivi
- Gérer la numérisation, le classement et l'archivage des documents du département
- Support dans les interactions avec les prestataires et les prospects des équipes du département
- Assure la correcte intégration des nouveaux membres du département.
Processus de suivi budgétaire opérationnel du département/Suivi des budgets du département :
- Créer des fournisseurs
- Réceptionner les devis et documents administratifs des prestataires
- Créer les commandes dans SAP
- Être l'interlocuteur du service comptabilité pour le suivi de la facturation
- Assurer la réconciliation du budget du département.
Assistanat des ventes :
- Interface avec les équipes Terrain (DR, APM et Medical Experts) dans leur interaction avec le siège (opérations, finance, administration, HR etc..)
- Support ad hoc aux APM ou Medical Experts à l'organisation d'évènements locaux type RP ou autre.
- Gestion des séminaires et des sessions de formations (lieux, budget, agenda, organisation).
COMPETENCES :
- Rigueur
- Ethique et confidentialité
- Agilité
- Esprit d'équipe
- Capacité à travailler en transverse
- Aisance relationnelle
- Autonomie
- Gestion de son organisation et des priorités
- Orientation clients
- Force de proposition
- Maitrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques
- Identifier des anomalies administratives et de suivi du terrain.
PROFIL DE RECRUTEMENT :
- Bac à bac+2
- Expérience réussie sur un poste similaire de 5 ans minimum, idéalement dans un environnement de société commercialisant en pharmacie en s'appuyant sur un réseau de délégués pharmaceutiques interne.
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Il/Elle reporte au directeur Business Unit France.
ACTIVITES :
Gestion administrative du département :
- Assurer le suivi des différents dossiers du département
- Gérer l'agenda et l'organisation des déplacements de l'équipe Commerciale et Marketing.
- Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes du département dans le respect des politiques et procédures en vigueur
- Support ad hoc à l'organisation d'évènements ou la participation à des séminaires/congrès
- Gérer les agendas, la prise de rdv
- Assurer les commandes de fournitures et matériels et leur suivi
- Gérer la numérisation, le classement et l'archivage des documents du département
- Support dans les interactions avec les prestataires et les prospects des équipes du département
- Assure la correcte intégration des nouveaux membres du département.
Processus de suivi budgétaire opérationnel du département/Suivi des budgets du département :
- Créer des fournisseurs
- Réceptionner les devis et documents administratifs des prestataires
- Créer les commandes dans SAP
- Être l'interlocuteur du service comptabilité pour le suivi de la facturation
- Assurer la réconciliation du budget du département.
Assistanat des ventes :
- Interface avec les équipes Terrain (DR, APM et Medical Experts) dans leur interaction avec le siège (opérations, finance, administration, HR etc..)
- Support ad hoc aux APM ou Medical Experts à l'organisation d'évènements locaux type RP ou autre.
- Gestion des séminaires et des sessions de formations (lieux, budget, agenda, organisation).
COMPETENCES :
- Rigueur
- Ethique et confidentialité
- Agilité
- Esprit d'équipe
- Capacité à travailler en transverse
- Aisance relationnelle
- Autonomie
- Gestion de son organisation et des priorités
- Orientation clients
- Force de proposition
- Maitrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques
- Identifier des anomalies administratives et de suivi du terrain.
PROFIL DE RECRUTEMENT :
- Bac à bac+2
- Expérience réussie sur un poste similaire de 5 ans minimum, idéalement dans un environnement de société commercialisant en pharmacie en s'appuyant sur un réseau de délégués pharmaceutiques interne.
